Al hacer la transferencia de la tarea hay que elegir un responsable, que tendrá la autoridad sobre la organización para tomar decisiones sobre aquello que se le ha encomendado. Exigen tres tipos de autoridad:

• General: el responsable asignado tiene total libertad para configurar la organización y las tareas sin que el superior le de unas instrucciones sobre cómo hacerlo.
• Específica: la persona responsable solamente puede desarrollar unas tareas en concreto, no todas.
• Limitada: el trabajador escogido no tiene total libertad de elección sobre el desarrollo de la responsabilidad, sino que el superior le ha marcado unas líneas de actuación determinadas.

¿Qué ventajas tiene la delegación?

En caso de delegar de una forma correcta, dentro de la organización se puede dan mejoras como las siguientes:

• El superior podrá centrarse en tareas más concretas de mayor valor: muchas veces, los jefes emplean demasiado tiempo en tareas no relacionadas con la decisión o la creación de valor añadido que son las que tendrían que ser propias de su lugar. Al delegar, tienen mayor tiempo para ello.
• Desempeño más rápido de las tareas: al fragmentar la actividad, las personas responsables de cada una de ellas las conocen con mayor profundidad y se aprovecha la especialización de la producción y el mismo efecto experiencia.
• Mayor claridad en la evaluación de los resultados: como cada tarea es responsabilidad de una persona concreta y éste está encima de las personas que realizan el trabajo, se puede evaluar mejor los resultados y encontrar mejoras en el proceso.
• Fomenta las habilidades del personal: la repetición de una tarea facilita que los trabajadores se conviertan en especialistas en ella y que puedan realizarla con mayor rapidez y calidad.
• Se consiguen solucionar los problemas con mayor rapidez: al estar personas especializadas en la labor implicados, son más capaces de resolver los problemas que surjan sin necesidad de esperar resoluciones de mandos muy superiores.
• Se fomenta la implicación y motivación de todos los trabajadores: las personas se sienten partícipes del resultado porque ven que son parte activa del desarrollo y resultado de la empresa.
• Se incrementa el control de la actividad: al haber un responsable por cada tarea, hay un mayor control sobre los procesos que se desarrollan.
• Aumenta la capacitación y desarrollo de los mandos intermedios: al dar capacidad de decisión a los mandos intermedios, éstos se ven obligados a implicarse, informarse y dar el máximo de sí mismos porque tiene delante de sí un trabajo de responsabilidad. Todo ello facilita su desarrollo profesional.

¿Qué puede poner en riesgo una correcta descentralización?

Aunque en una organización, gracias a la descentralización, se podrían conseguir parte importante de las ventajas comentadas anteriormente, puede ser que finalmente no se den debido a aspectos como los siguientes:

• Los jefes no escogen los responsables adecuados: no todas las personas disponen de las habilidades ni dotes de mando necesarias para responsabilizarse de una actividad. Puede ser muy bueno llevándola a cabo, pero puede que no sepa dirigir a un equipo.
• No dejar suficiente autonomía: por el miedo a desprenderse del seguimiento de una actividad, estar demasiado encima del responsable y no dejarle la más mínima autonomía. Genera inseguridad, discusiones y desconfianza entre los trabajadores.
• No querer dedicar un tiempo a la explicación de las tareas: hay jefes que creen que pierden más tiempo explicando la actividad que haciéndola ellos mismos. No tienen en cuenta que esta actividad se repite varias veces en el tiempo, y es en este medio y largo plazo cuando existe la verdadera ventaja.

¿Qué significa centralizar?

La centralización consiste en unir diferentes tareas que tenían sus respectivos responsables para agruparlas debajo de un mismo mando central.

¿Qué ventajas conlleva una adecuada centralización?

Centralizar cuando es necesario puede repercutir en una serie de mejoras para la empresa:

• Permite liderazgos claros: hay unas pocas personas que son referencia en la empresa y a las cuales todo el mundo tiene muy claro que tienen que acudir. En este caso, los jefes tienen una gran responsabilidad, ya que según la imagen que transmitan la actitud de los trabajadores hacia el trabajo y la propia vinculación hacia la compañía será una u otra.
• La organización funciona con pocos jefes: un exceso de responsables puede demorar en exceso el proceso de toma de decisiones. Por lo tanto, a menos jefes, más agilidad al tomarlas.
• Facilita la uniformidad en la toma de decisiones y en la aplicación de los procedimientos de trabajo: que haya pocos jefes facilita que sea más fácil establecer unos procedimientos claros y estándares de trabajo que toda la organización sabe que debe de seguir.

¿Qué hay que tener en cuenta en la decisión de descentralización o centralización?

Al decidir si centralizar o descentralizar una actividad, hay que tener en cuenta diferentes factores relacionados con la estructura de la propia empresa y de su entorno. Son los siguientes:

• Tipo de actividades que se desarrollan en la organización: si las actividades que se desarrollan son más mecánicas y requieren de una especialización menor, es más fácil asignar una persona que supervise todas ellas porque no se requiere un gran abanico de conocimientos. Ahora bien, si hablamos de desempeños más especializados, es imprescindible que sean dirigidos por un personal cualificado en la actividad.
• Dispersión territorial: en aquellos casos que haya diferentes centros de producción, es necesario descentralizar actividades y asignar un responsable para cada una de ellas, ya que es imposible que una persona pueda asumir la dirección y supervisión de tantas tareas dispersas en el espacio.
• Necesidad de comunicación entre departamentos o áreas: en aquellos casos en que se necesita una rápida transmisión de información, es importante que una sola persona la asuma porque de forma más rápida puede transmitirá a quien se precise.