Seleccionar un proveedor es una decisión clave de un negocio

Siete errores a la hora de elegir un proveedor

Una empresa es como una construcción de cartas, basta que una de las piezas no esté perfectamente integrada con el resto, para que toda la estructura se desmorone.

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Una mala gestión de recursos, poco control contable, una elección desacertada de los empleados, y todo el trabajo que se ha hecho para levantar el negocio podría caer en poco tiempo.

A esta lista se puede añadir un aspecto que, en muchos casos es considerado uno de los más “fáciles” de la empresa: elegir proveedores para nuestra empresa.

¿Por qué prestar atención al elegir proveedor?

Abrir el listín telefónico o hacer una búsqueda rápida en Internet o, quizás, simplemente, tirar de empresas con presencia nacional, son todo el “esfuerzo” que un buen porcentaje de empresas realizan a la hora de contratar al proveedor de materias primas, de productos o servicios necesarios para que el negocio pueda funcionar.

Teniendo en cuenta que, efectivamente, aquello que suministra el proveedor es esencial para la empresa, elegir un proveedor debería ser una tarea a la que se dedica un poco de tiempo y en la que se pone atención a los detalles y a la información para elegir a aquel que mejor ayudará a que nuestra empresa funcione de forma correcta.

Siete errores comunes al elegir un proveedor

Prestar atención a los detalles, contar con un número correcto de opciones para elegir, planear encuentros con los posibles candidatos, visitar las instalaciones y conocer la oficina e, incluso, informarse acerca de si sus valores empresariales son afines a los de nuestro negocio, podría ser un buen comienzo para elegir al proveedor perfecto. Eso sí, mejor evitar estos errores en los que, desafortunadamente, caen muchos empresarios.

1. Elegir al más económico

El precio es siempre uno de los aspectos que tienen en cuenta todas las empresas y, está bien no caer en la trampa de pensar que más caro siempre es mejor, pero, antes de dejarse deslumbrar por un precio muy inferior, es necesario preguntarse: ¿Por qué se pueden permitir un precio menor?

La calidad tiene un precio y en, muchas ocasiones, detrás de un precio menor al de los distribuidores de la competencia hay una carencia en la calidad del servicio (plazos de entrega mayores, un servicio de devoluciones/quejas más pobre…)

2. Elegir sin comparar

Tirar de listín y elegir al primero que se encuentra o a aquel que está más cerca de la propia empresa, o a ese del que se ha visto una publicidad por casualidad es un hábito que puede salir bien, o no. Son muchas las empresas que solo buscan al proveedor cuando tienen la necesidad de material, pero hay que ser conscientes de que más pronto o más tarde nuestra empresa necesitará de otros negocios, así que la previsión al elegir proveedores evita muchos problemas a posteriori.

Un buen empresario elige a varios proveedores, compara sus precios, los servicios que ofrecen, la calidad y escoge a aquel que mejor se ajuste a las necesidades del negocio.

3. Creer que siempre hay que negociar el precio

¿Negociarías tú el precio de tus productos con cada uno de tus clientes? Pues lo mismo ocurre con un proveedor. Es una empresa y tiene precios que ya ha calculado, y que son estándar. Es cierto que, cuanto el volumen de trabajo entre nuestra empresa y el proveedor es grande, se puede alcanzar el acuerdo, pero reducir el precio “porque sí” no es algo que se pueda permitir sistemáticamente el proveedor.

4. Descartar a las empresas pequeñas

Una empresa grande y con muchas sedes da confianza, a veces justificada por un buen trabajo, o tras a base de publicidad… Pero, lo cierto es que existe la falsa creencia de que en una empresa pequeña, puede que de ámbito local, es menos confiable, tendrá un servicio de peor calidad y unas condiciones más pobres.

En ocasiones, las empresas pequeñas ofrecen una cercanía y una comunicación directa que tampoco hay que descartar, así como un catálogo de productos y servicios que son suficientes para las necesidades de nuestra empresa.

5. No conocer las condiciones de entrega

Uno de los aspectos que más debería interesar, sobre todo, cuando se juega con tiempos ajustados o con entregas de volúmenes muy pequeños, es saber qué condiciones de entrega existen.

Para un envío grande y con previsión por parte de la empresa para que no haya roturas de stock, las empresas proveedoras no suelen fallar, pero en todos los negocios puede haber imprevistos, es más, muchas empresas, no puede permitirse tener stock. Por ejemplo, aquellas que trabajan en funcione de la demanda.

En estos casos: ¿El proveedor hace entregas de pequeño volumen? ¿En qué condiciones? ¿Tiene servicio de entrega urgente y cuánto tiempo tardar en hacer una entrega de este tipo? Conocer estas cuestiones de ante mano evitará algún susto.

6. No comprobar si tiene servicio de atención al cliente

Un servicio de entrega de un proveedor se considerará correcto si la entrega se hace en el tiempo establecido y con las condiciones indicadas al hacer la solicitud.

Pero, aunque no es lo común, puede haber errores: en la entrega, en las cantidades, en el envío, o hasta un cambio de última hora en el pedido original… Sí, ya habrá tiempo para buscar culpables, pero, lo primero es resolver la incidencia y, para ello habrá que contactar con la empresa proveedora para encontrar una solución.

Si la empresa no tiene servicio de atención al cliente, las posibles incidencias o problemas serían difíciles de resolver ello haría que se convirtieran en un problema más para el empresario.

7. Pagar a los proveedores

Las empresas proveedoras son, después de todo, un negocio. Llama la atención que, de lo que más se quejen muchas de ellas sea de los problemas que tienen a la hora de recibir pagos por sus servicios.

Exigir calidad en los servicios es lógico, y reclamar aquello que se considera justo para el desarrollo de nuestro negocio es normal, pero no hay que olvidar que también el proveedor tiene que hacer frente a sus gastos, así que negociar justas condiciones de pago para ambas partes es una garantía extra con la que conseguir que el proveedor elegido realice en tipo de servicio que se espera de él.

Después de todo, cuando la elección es buena y el proveedor se ajusta a lo que la empresa necesita, se producirá una relación a largo plazo que mejorará los beneficios de nuestra empresa.

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