Libros Mercantiles: Obligaciones Formales para las Sociedades.

El Ordenamiento Jurídico español, en materia mercantil, establece la obligatoriedad para las Sociedades de disponer de un conjunto de libros en los cuales se recoge cierta información de cariz contable y mercantil, que es de interés para la Agencia Tributaria, el Registro Mercantil y terceros.

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Debemos tener en cuenta la distinción de su naturaleza, esto es, si es puramente contable o no. Entre los primeros, destacamos:

  • Libro Diario.
  • Libro Mayor, aunque en este caso no sea obligatorio, es recomendable su llevanza.
  • Libro de Inventarios y Balances.

También existen otro tipo de Libros, que no tienen incidencia contable pero que a efectos legales en función del de Empresa de que se trate, será necesaria su llevanza. Nos referimos a los siguientes:

  • Libro de Actas.
  • Libro de Registro de Socios.
  • Libro de Registro de Acciones Nominativas.
  • Libro Registro de Contratos.

LIBRO DE INVENTARIOS Y  BALANCES.

Se trata de un libro de tipo unificado en el que se consignan las transcripciones del Balance inicial de la empresa, así como el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos e Inventario de Patrimonio de cierre del ejercicio. 

¿Qué información refleja cada uno de ellos?

El Balance inicial representa una imagen de tipo contable que sirve para mostrar la situación patrimonial de bienes, derechos y obligaciones de la Empresa al inicio del ejercicio.

El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos tiene como función hacer una relación de todas y cada una de las cuentas del Balance y de Pérdidas y Ganancias.

El Inventario consiste en la confección de un listado de tipo descriptivo, en el cual se valoran los elementos que conforman el patrimonio de la Empresa. Para ello, se debe llevar a cabo un recuento físico, identificar los bienes, derechos y obligaciones, poniendo su descripción, se cuantificación (número de unidades) y valoración (valor unitario y global).

LIBRO DIARIO.

En él se registran todos los movimientos que se suceden día a día y que guarden relación con la actividad de la Empresa.

LIBRO MAYOR.

Nos referimos a un libro que no tiene la consideración de obligatorio pero a efectos de cumplimiento del ciclo contable es de vital importancia. Por ejemplo, si en el Libro Diario se registrasen de forma conjunta los totales de las operaciones hechas en el ejercicio, sería necesario otro libro en el cual se recogiera el detalle de todos los movimientos. 

Cómo hemos comentado anteriormente, también existen otro tipo de libros que no tienen la consideración de contables. Vamos a ver cuáles son:

LIBRO DE ACTAS.

En él se inscriben los Acuerdos que adopta la Junta de Accionistas de la Empresa, con independencia de que éstas tengan carácter general o extraordinario, y por otros Órganos Colegiados de la Sociedad.

En dichas actas, deberán recogerse los datos de convocatoria y constitución del Órgano que presidirá la Junta, un resumen de los temas tratados, aquellas intervenciones que hayan hecho los asistentes y sean suficientemente relevantes para que conste, los resultados de la votación, además de las firmas.

LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS.

En él se recogerá el detalle de la composición del accionariado de una Sociedad Anónima, debiéndose incluir nombre y apellidos (en caso de persona física) o denominación social (si se trata de una Empresa), número de acciones, valor unitario de cada una, porcentaje del total del capital y derechos que supone tenerlas, como por ejemplo derecho a voto, así como las altas y bajas que haya a este respecto.

LIBRO REGISTRO DE SOCIOS.

Es el equivalente al Libro Registro de Acciones Nominativas pero para las Sociedades Limitadas las cuales, en vez de tener el Capital Social formado por acciones lo tienen por Participaciones Sociales. A pesar de esta cuestión, el funcionamiento es el mismo, es decir, se debe detallar quien o quienes son los propietarios de esos títulos, con cuantos cuentan y qué derechos les supone ostentar su titularidad.

LIBRO DE CONTRATOS CELEBRADOS ENTRE SOCIO ÚNICO Y SOCIEDAD.

Está pensado para las Sociedades Unipersonales, en las cuales el capital recae todo sobre una misma persona, y ese Socio Único es quien va a celebrar contratos con la propia Empresa.

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