Las Facturas: Cuál debe ser su contenido, Qué requisitos deben cumplir, Tipos y Particularidades (Parte II)

Continuamos analizando las facturas. Explicaremos a continuación, los tipos y la casuística de cada uno de ellos.

Las Facturas: contenido, requisitos, tipos y particularidadesLas Facturas: Cuál debe ser su contenido, Qué requisitos deben cumplir, Tipos y Particularidades (Parte II)
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TIPOS DE FACTURAS

Se pueden distinguir diversos tipos de facturas, en base a diferentes criterios y a la función que desempeñan. Son las siguientes:

 

  • Factura ordinaria o completa: se trata de un documento que sirve para dejar constancia de la operación económica, la cual debe incluir toda la información necesaria sobre dicha operación. ¿Cuál es esta información? Se detalla a continuación:
    • Número de factura (deberá ser una serie correlativa).
    • Fecha de expedición.
    • Nombre y apellidos o denominación social del comprador o de a quién se le presta el servicio.
    • NIF atribuido por la Administración tributaria española o (como ya dijimos en la Parte I), en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea.
    • NIF del destinatario.
    • Domicilio completo.
    • Tipo impositivo o tipos impositivos (en caso de haber diferentes).
    • Características de los sistemas de transporte usados en la entrega, si se tercia.
    • Base imponible por separado de cada una de las operaciones.

 

  • Factura simplificada: son, en contraposición con las facturas completas u ordinarias, documentos que no contienen toda la información, pudiéndose únicamente emitir en determinadas circunstancias que la normativa prevé. Las circunstancias que lo permiten son las siguientes:
    • Que la operación no exceda de 400 euros (IVA incluido).
    • Que se trate de casos autorizados por la Agencia Tributaria.
    • En operaciones en las que la Agencia Tributaria permite la sustitución de tickets por facturas simplificadas, siempre y cuando no excedieran de 3.000 euros (IVA incluido).

 

  • Factura rectificativa: son empleadas para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario en la factura ordinaria o bien en casos de devolución de mercancía. Debe emitirse cuando la factura original (la ordinaria que se emitió en su momento) no cumpla con los requisitos legales o cuando se produzca algún error respecto a la operación llevada a cabo (precio, descuento, devolución, no realización del servicio, etc.). Deberá llevan una serie específica de numeración, así como cumplir una serie de requisitos:
    • Debe especificar a qué factura rectifica.
    • Debe aclarar explícitamente que se trata de este tipo de factura.
    • Debe detallarse el tipo impositivo, la cuota repercutida y el importe, puesto que puede ser sobre el total o que modifique parcialmente la Factura original.

 

  • Factura recapitulativa: permiten la agrupación de varias facturas emitidas a un mismo receptor y dentro de un mismo mes, agilizando y simplificando los procedimientos de facturación, dentro del marco legal. Para que este documento tenga validez legal deberán anularse las Facturas Ordinarias emitidas anteriormente las cuales quedarán  englobadas en esa recapitulación. Dado que tiene el mismo valor legal, deberán cumplir los mismos requisitos básicos. Además, no deberá únicamente mostrar el valor total de las ventas del mes, sino hacer una descripción de todas las operaciones que han estado incluidas. Normalmente, suele usarse para englobar albaranes.

 

  • Factura electrónica: se trata de la digitalización de una factura ordinaria, es decir, que sustituye a los documentos físicos pero mantiene la misma validez tributaria y legal. Por ejemplo, legalmente es obligatorio este formato para las facturas que se emitan a Entes Públicos. Sus características son las siguientes:
    • Está generado por medios informáticos.
    • Debe tener la misma información que la Factura Ordinaria.
    • Puede ser transmitida entre emisor y receptor por medios telemáticos.
    • Supone un gran ahorro considerable de costes.
    • Debe tener ciertos rasgos que aseguren su origen auténtico y la integridad del contenido, es decir, que no ha sido modificada y que es perfectamente identificable su autor, por lo que se suele usar firma digital con certificados electrónicos debidamente acreditados.
    • Debe crearse a través de una aplicación informática que cumpla unos requisitos mínimos exigidos y que asegure que sea legible en su formato original.
    • También deberá asegurarse el tener acceso a las facturas, para poderlas visualizar, copiar, descargar e imprimir.

 

  • Factura proforma: se trata de una variante de una factura de compra, dado que no tiene carácter definitivo, sino que en ella se detalla una oferta comercial. Quién la emite es el vendedor y lo que hace es concretar la venta, especificando cuáles serán las condiciones de la misma. Por tanto, este tipo de factura se convierte en un anticipo de los que será la factura definitiva.
    • No tiene ningún tipo de valor contable ni sirve como justificante.
    • Debe cumplir una serie de requisitos formales, puesto que deberá incluir la siguiente información:
      • Fecha de emisión.
      • Número de factura.
      • Nombre y apellidos o razón social del emisor y receptor.
      • Domicilio de emisor y receptor.
      • Número de Identificación Fiscal de emisor y receptor.
      • Descripción explícita de la mercancía o del servicio.
      • Precio unitario, precio total y divisa (si procede).
      • Gastos de transporte y seguro (si procede).

Quedaría un último tipo de Factura, la denominada Autofactura, pero dado que se trata de una cuestión compleja, se explicará en una entrada específica.

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