Por lo general tendemos a hacer listados interminables de tareas sin saber cómo y en qué orden hacer esas tareas. Es muy habitual que usemos expresiones como: ¡No tengo tiempo! ¡No me da tiempo! ¡No hay tiempo de hacer nada!

Pero la realidad es que los días y las horas tienen la misma duración para todos. ¿Entonces qué es lo que hacemos mal?

Realmente el secreto está simplemente en saber gestionar correctamente el tiempo.

Para empezar, piensa en cuáles son tus objetivos mensuales y escribe 5 metas semanales que debas cumplir para alcanzar esos objetivos. Deben ser metas concretas y posibles y pueden referirse a tu vida personal o a la profesional. Por ejemplo: ir tres días a la semana al gimnasio una hora, conocer a cuatro potenciales clientes nuevos a la semana, hacer tres publicaciones en el blog de la empresa semanalmente, cerrar un trato con un cliente a la semana etc.

Una vez establecidas las metas, debemos pensar en las actividades o acciones que será necesario realizar para alcanzar esas metas. Por ejemplo, si quiero conocer a cuatro potenciales clientes a la semana ¿Qué tendré que hacer? ¿Cómo lo haré? ¿Cuándo lo haré?

Si quiero contactar con gente nueva, una buena idea puede ser acudir a reuniones de networking, eventos para emprendedores, talleres de formación etc.

Para gestionar nuestro tiempo es importante distinguir las tareas más rentables de las menos rentables y proteger el tiempo que dedicamos a las tareas más rentables (aquellas que nos aportan mayor beneficio económico para nuestro negocio).

Por otro lado, para optimizar el resultado de las tareas rentables es necesario realizarlas en los momentos más adecuados de la semana y del día. A modo de ejemplo, piensa en las siguientes situaciones: ¿Cómo te sientes los lunes por la mañana en el trabajo? ¿Enfadado, cansado, desanimado? ¿Y los viernes por la mañana? ¿Eufórico porque llega el fin de semana? Entonces ¿Cuál piensas que es el mejor momento para reunirte con un cliente para venderle un producto o un servicio? ¿Cuándo tendrá mejor predisposición?

Por lo tanto, las tareas menos rentables, es más apropiado que las realicemos en los momentos en los que probablemente nuestros clientes se sientan menos receptivos para reuniones o llamadas. Son tareas menos rentables por ejemplo: revisar nuestro correo, revisar papeles, acudir a hacer gestiones fuera de la oficina etc.

Una vez que hemos definido nuestros objetivos, metas y tareas, colocaremos cada actividad en nuestra agenda, en el momento más apropiado de la semana y del día.

Al final de la semana deberemos medir nuestro grado de cumplimiento, ya que quizás haya que hacer ajustes, puesto que tendemos a llenar nuestra agenda de tareas en lugar de priorizar, y si quedan cosas que hacer entre las que hemos planificado, nos produce frustración.

Otro aspecto que tendemos a infravalorar es el tiempo que le dedicamos a cada actividad. Por ejemplo si acudimos a una reunión, el tiempo de la reunión implica: el tiempo de desplazamiento hasta el lugar de la reunión, la reunión en sí misma, la posible post reunión en el bar para tomar un café y el tiempo de desplazamiento para volver a nuestra oficina.

Lo más importante en la gestión de nuestro tiempo es lograr proteger el tiempo que dedicamos a las tareas que son más rentables. Es decir, que durante ese tiempo, debemos lograr que no haya interrupciones: llamadas o mensajes en el móvil, correos electrónicos etc.

Un aspecto fundamental para poder gestionar de manera adecuada nuestro tiempo y que a veces nos resulta complicado es: delegar. Debemos ser realistas y pensar que no podemos hacer todo nosotros. Siempre habrá cosas que si no las hacemos nosotros sino otra persona estarán hechas de diferente forma pero estarán bien.

Por lo tanto, es necesario planificar todo lo posible nuestro tiempo dejando huecos para imprevistos. De esta forma, a lo largo del día, de la semana y del mes, podremos saber en qué hemos invertido nuestro tiempo y no tendremos esa sensación de no haber hecho nada y haber hecho mil cosas a la vez.

Gestionar correctamente tu tiempo es un paso más para alcanzar el éxito en tu negocio y en tu vida, por lo que saber lo que hacemos, cuándo lo hacemos y cómo lo hacemos es fundamental para alcanzar nuestros objetivos.