Gestión documental inteligente

La empresas generan cada vez más información en diversos soportes, pero sobre todo en soporte papel y en soporte electrónico. La gestión de la gran cantidad de información que se genera, es necesaria para tener ordenada toda la documentación que se crea a lo largo de la vida de cualquier empresa.

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La gestión documental supone un conjunto de herramientas y de métodos que se utilizan para almacenar, conservar y catalogar todos los documentos relacionados con una empresa u organización. De esa forma, se puede seguir la vida de un documento o un correo electrónico, por ejemplo, desde que se crea hasta que se archiva, de manera que si en algún momento es necesario rescatarlo se pueda realizar fácilmente.

Ventajas de la gestión documental.

La gestión documental no sólo tiene ventajas organizativas sino que incide directamente en la productividad de una empresa, de forma que una correcta gestión puede ser un valor fundamental en cualquier negocio. A continuación, vamos a analizar las principales ventajas de un sistema de gestión documental:

1.- Ahorro de tiempo.

El tiempo es esencial en cualquier empresa y optimizar el tiempo que se utiliza en la gestión de todos los documentos físicos o electrónicos que se generan día a día es fundamental. A lo mejor para una correcta gestión documental se tiene que realizar una inversión inicial de tiempo, para instalar sistemas y procedimientos específicos, pero a largo plazo, supone un importantísimo ahorro de tiempo, ya que se sabe en todo momento qué procedimiento se ha de seguir para gestionar adecuadamente cada tipo de información.

2.- Cumplimento de normativa.

La instauración y desarrollo de la gestión documental, lleva consigo el cumplimiento de la normativa en cuanto a seguridad y protección de datos personales, así como en cuanto a la normativa fiscal en relación al periodo que han de guardarse las facturas, por ejemplo.

Por lo tanto, con la gestión documental debemos tener en cuenta toda la normativa que sea de aplicación y lograr que dicha gestión sea efectiva en todos los sentidos.

3.- Ahorro de dinero.

El ahorro de tiempo que supone la gestión documental supone también ahorro de dinero, puesto que los procedimientos de gestión de información que se establezcan permitirán saber qué hacer exactamente en cada caso y no se deberá invertir más dinero en consultorías sobre asesoramiento documental.

4.- Conservación a largo plazo.

Una de las principales funciones de la gestión documental es la digitalización de la documentación, puesto que la correcta gestión de los documentos electrónicos va a permitir conservarlos a largo plazo y poder localizarnos fácilmente en el caso en que en el futuro sean necesarios. Por otra parte, el establecimiento de un método para la conservación de documentos, puede suponer la continuidad de la empresa en caso de una catástrofe (incendio, inundación etc.).

5.- Instauración de procedimientos.

La gestión documental supone una forma de organizar la documentación, que debe partir de la implantación de procedimientos para saber qué hay que hacer desde que se crea un documento. Por ejemplo, se elabora un carta, se escanea para digitalizarla, se archiva con el criterio que se haya establecido, se comparte (si así se ha decidido) en archivos comunes para que los trabajadores que lo necesiten puedan acceder a ese documento, y, con el paso del tiempo, se traslada a un archivo definitivo o histórico. Este puede ser un ejemplo muy rudimentario de un procedimiento de gestión documental.

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