La gestión de la información es un tema candente de la gestión empresarial

Del ABC de clientes al Business Intelligence

Dado que cada vez es más sencillo y barato almacenar información en cualquier tipo de dispositivo, todo el mundo se ha lanzado a la tarea de guardar cualquier cosa que les llega, “por si acaso”.

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En el mundo empresarial pasa lo mismo. Los equipos informaticos son cada vez más potentes y son capaces de guardar cualquier cosa. Ello está llevando a almacenar mas datos en sus discos duros. En la mayoría de los casos, este proceso se va produciendo por la simple evolución de la empresa. Si tenemos espacio libre, para qué vamos a borrar los datos que ya no utilizamos.



Esto que inicialmente no ocupaba ni preocupaba a los directores de Información (CIO´s), puede ser uno de los pilares para la evolución y crecimiento de las empresas. Hay una frase que lo resume todo y que cada vez cobra más importancia: “La información es poder”, y cuanto antes la tengamos, mejor.



Si en nuestra base de datos de la empresa hay información acumulada de los últimos años, y empezamos a tratarla convenientemente, podemos tener puesta la primera piedra para la construcción de nuestra “nueva empresa”.



Los cuadros de mando no deben ser simplemente una pantalla en la que mostrar una serie de indicadores de la empresa de una forma más o menos vistosa, deben ser unas herramientas dinámicas en las que deben trabajar todos los departamentos.  Aportando nuevas ideas e intentando descubrir tendencias.



Actualmente se ha dado una paso más allá, y estamos hablando del Business Intelligence, como un estadio superior a los cuadros de mando, en donde podemos extraer más conocimiento del mercado, por las acciones realizadas, y realizar extrapolaciones y previsiones para adelantarnos al futuro.



Para ello, inexcusablemente, nos debemos apoyar en alguna de las herramientas desarrolladas para la gestión de estos grandes volúmenes de información. Disponemos tanto herramientas de pago, como son SAP Business Objects, Microsoft BI, QlikView, Unit4 como de herramientas Open Source, tipo Pentaho o SpagoBI y que pueden ser perfectamente válidas para muchas empresas.



La selección debemos hacerla, pensando en la cantidad de información que debemos tratar, la cantidad de desarrolladores que intervendrán, el número de usuarios que trabajaran con la herramienta, y donde queremos mostrar los resultados, vía web, en una intranet, o dentro de nuestro ERP. Todos estos requisitos los debemos tener en cuenta, además, claro esta, el coste, tanto de compra como de implantación y mantenimiento. Para cada empresa, la valoración de todos estos parámetros, dará una idea de la herramienta que debe seleccionar.



Lo que no podemos olvidar es que deben ser herramientas lo suficientemente flexibles como para que los desarrollos y modificaciones en nuestros Cuadros de Mandos, sean fáciles de realizar y rápidos de implementar.



Un buen cuadro de mando debe ser una herramienta viva, de la que constantemente deben desaparecer indicadores inútiles para dar paso a otros que aporten información con la que gestionar la empresa. Y esto debe realizarse de una manera ágil, para que las personas encargadas de dirigir la empresa, tengan a su alcance cuanta mayor cantidad de información, filtrada y ordenada, para tomar las decisiones .



Los Cuadros de Mando y el Business Intelligence no son la solución para las empresas, como muchos nos quieren vender.  Solo son el gran escalón que deben subir, si quieren mejorar su  gestión y entender mas rápidamente a la competencia y los movimientos que se están produciendo y se producirán en el mercado.