Muchas empresas que comienza, eligen un local adecuado a sus necesidades, pero también a su presupuesto ya que, en un principio, el local ideal tiene un coste muy elevado o unas condiciones de contrato que son difíciles de afrontar por una start up, por ejemplo, un alquiler con condiciones de duración de contrato de varios años.

Pero, con el tiempo el traslado de la ubicación de la sede o de las oficinas de la empresa se puede hacer necesario y llega un momento en el que el empresario y/o los socios se plantean la necesidad de cambiar el domicilio empresarial. La decisión de trasladar la empresa no es algo que se pueda tomar a la ligera y de forma precipitada.

En el traslado podrían estar en juego aspectos esenciales para el mantenimiento de la actividad empresarial, además, los socios y los trabajadores tienen que estar al tanto sobre este cambio y se debe contar con su aprobación y, por último, existen una serie de requisitos legales para cambiar el domicilio empresarial.

Motivos más comunes para trasladar la empresa

La decisión de traslado de empresa no se toma de forma azarosa. Es más, tiene que estar motivada por una mejora para la productividad, la economía o la logística de la empresa. Existen motivos que son habituales entre quienes plantean un traslado de la sede del negocio.

Mejorar la ubicación

La ubicación es esencial para el negocio, de ella dependerá el tipo de clientes que lleguen hasta la empresa y el volumen de trabajo del mismo. Una oficina más fácil de localizar, un cambio a una zona con más movimiento de peatones para que los potenciales clientes encuentren la tienda o moverse a una zona la que haya más empresas del mismo sector pueden ser razones importantes para hacer el traslado.

Como aspecto negativo, se podría indicar que un cambio en la ubicación de la empresa, cuando el traslado es a cierta distancia, podría ser causa de una pérdida de clientes ya fidelizados.

Encontrar un espacio a medida de la empresa

La productividad en una empresa puede aumentar o disminuir, cuando estas variaciones se producen de una forma puntual u ocasional, la actividad de la empresa puede no verse afecta o, incluso, es posible encontrar soluciones temporales.

Pero, si la productividad cambia y se prevé una cierta continuidad, plantearse el cambio de domicilio a una sede a medida de la empresa se hace necesario. Este tipo de cambio se puede hacer por un aumento en el volumen de trabajo o por un descenso en el mismo. Cambiar el espacio de almacenaje, el número de oficinas y los espacios de trabajo o, incluso, cambiar las zonas de aparcamiento pueden estar entre los motivos para este cambio.

Cambios en la plantilla

Por lo general, motivado por una modificación en la productividad o por la creación o desaparición de nuevos departamentos. Un cambio en el número de trabajadores se traduce no solo en una necesidad de espacio adecuado para el volumen de empleados, sino que puede comportar una nueva organización del espacio existente adaptándolo para que el desarrollo del trabajo sea más sencillo para todos y adecuado a las necesidades de la empresa.

Ventajas fiscales para la empresa

Si la productividad es una de las justificaciones para cambios de empresa, el ahorro puede ser otra. Existen ciertas ventajas fiscales de trasladar una parte de la empresa a una nueva ubicación.

La reducción del pago de impuestos o ciertas bonificaciones que existen en zonas rurales, en determinadas comunidades autónomas o, incluso, en otros países están detrás de una parte importante de los traslados empresariales.

Aspectos a tener en cuenta al trasladar la empresa

Es la propia dirección de la empresa quien decide cuándo es el momento adecuado para que se realice el cambio de domicilio empresarial, pero este no se puede hacer de forma unilateral. Es aconsejable realizar estudios sobre la viabilidad y la conveniencia del traslado para determinar que la ubicación repercutirá de forma positiva en la actividad empresarial.

Además, el traslado debe ser comunicado a los socios y aprobado por los mismos. Los trabajadores deben ser informados con un tiempo de antelación igual o superior a treinta días. Una vez que el traslado haya sido aprobado habrá que notificar el cambio de domicilio social en el registro de empresas, para lo cual será necesario contar con el apoyo de un notario para que certifique el cambio de dirección social de la empresa.

En el caso de que el cambio de ubicación empresarial signifique también un cambio de dirección fiscal, o sea, el traslado de la sede administrativa de la empresa, será necesario notificar el cambio de domicilio fiscal en la Agencia Tributaria, para lo que es necesario compilar el modelo 036 en el que se indique un cambio de domicilio.