¿Cuándo es necesario concertar una reunión?

El mal uso de las reuniones Las reuniones son encuentros en los cuales las personas que forman parte de una organización o equipo debaten sobre temática diversa. 

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El problema que se da es que, demasiadas veces, son vistas como herramientas poco útiles o ineficaces para conseguir los objetivos que se han propuesto. Esto se debe a diversas razones, como mal uso que se hace de ellas, a la mala preparación o que no se ciñen al programa pactado. A continuación, se expondrá cómo hay que preparar una reunión y en qué contextos es útil hacerlas.

¿Cuándo es útil concertar una reunión?

En las empresas, demasiado a menudo, se convocan reuniones cuando no es necesario. De la misma forma, ante situaciones que sí convendría, se decide no preparar ninguna convocatoria. En términos generales, se considera útil programar una reunión en las siguientes situaciones:

  • Para solucionar algún problema en el grupo: si entre diferentes miembros de la organización existe algún problema, es imprescindible atajarlo lo más rápidamente posible para que no vaya a más y degenere en un problema mayor que afecte a la productividad.
  • Para hablar e informar sobre cambios en los procedimientos o procesos: siempre que se vaya a implementar algún cambio respecto lo que se está haciendo, debe informarse de ello a la gente afectada para que puedan prepararse y, si se requiere, implementar la formación necesaria.
  • Ante un cambio de las condiciones laborales: cuando la empresa tenga previsto realizar algún cambio en las remuneraciones (como, por ejemplo, los objetivos a los comerciales), debe de informar para que los afectados sepan cuáles son las nuevas condiciones y el motivo por el cual ha habido el cambio.
  • Cuando se prepara el lanzamiento de un nuevo producto: es importante conseguir que todo el equipo se sienta vinculado al producto que se tiene previsto que salga al mercado. Se puede explicar como un reto de la organización que atañe a todos y para ello es imprescindible el máximo de implicación. En este contexto, toda idea que surja es más válida que nunca.
  • Cuando se decide implementar una nueva estrategia de ventas: puede que la empresa detecte que su público objetivo es diferente o que decida concentrar su actividad comercial en una zona diferente. Ante cambios de este tipo, informar a los afectados y mostrar con datos concluyentes los motivos del cambio.
  • Para informar de la situación de la empresa: en caso que la empresa no vaya bien, es necesario informar a los trabajadores de la situación por la cual se está pasando. Del mismo modo, si se está subiendo en actividad, mostrar las buenas perspectivas de futuro para motivar al personal.
  • Para informar de las conclusiones de algún tipo de investigación o informe: si se ha realizado algún tipo de auditoría o inspección, habrá como resultado un informe con sus conclusiones pertinentes. Mostrarlo a la organización y detallar aquellos puntos donde se considera que puede haber margen de mejora.

¿En qué momentos de la jornada laboral es más adecuada pactarla?

El problema de muchas reuniones es que, finalmente, se alargan más allá de aquello que en un principio estaba previsto. Este problema puede suceder consecuencia de una mala planificación o, por el contrario, porque la participación ha sido más alta de la esperada y, por lo tanto, la duración final se ha incrementado respecto la prevista. Así pues, el momento que se recomienda para convocar una reunión es poco antes de terminar la jornada laboral, por los siguientes motivos:

  • Las personas convocadas tienen todo el día pare leerse los temas a tratar y preparárselos: aunque la convocatoria llegue con tiempo, es positivo que los participantes tengan un tiempo justamente anterior a la reunión para repasar el contenido de aquello que quieren expresar.
  • Las intervenciones acostumbran a ser más concisas y claras: ante el conocimiento que, en caso de alargarse demasiado, la consecuencia es sobrepasarse del horario laboral, las intervenciones van más acotadas y enfocadas a aquello que se quiere tratar.
  • En caso de alargarse un poco, no afecta la realización del trabajo previsto: debe evitarse que la reunión se alargue más allá de la hora de salida. Tal hecho genera malestar entre los participantes, que sienten que no ha habido una correcta preparación y que se ha colocado la reunión en aquel horario a sabiendas que no se podría cumplir.

¿Cómo debe desarrollarse una reunión?

A continuación se muestran una serie de consejos a seguir:

  • Hacer llegar con tiempo la convocatoria: los convocantes deben saber con tiempo suficiente el día y hora de la reunión para poder preparase a la temática y, a la vez, planificar sus actividades de trabajo.
  • Marcar de forma clara los tiempos para cada tema a desarrollar: en la hoja de preparación de la reunión, debe quedar estipulado un tiempo estimado de debate sobre cada punto para evitar que el encuentro se eternice más allá de lo requerido.
  • Evitar y cortar aquellas intervenciones que se alejan de la temática acordada a debatir: hay personas que aprovechan cualquier tipo de encuentro para discutir y hablar sobre otros temas que nada tienen que ver con los pactados. En este caso, dejarlos claro este punto y comentarles que tendrán tiempo de debatir sobre lo que está proponiendo en otra ocasión.
  • Conseguir que todo el mundo participe: hay personas que son más reacias a participar en las reuniones, ya sea por timidez o porque creen que aquello que piensan no es relevante. Es un error, porque cada persona, dentro de las tareas que desempeña, puede aportar ideas y conocimiento. Por lo tanto, facilitar la palabra a todos los asistentes e interpelar directamente a aquellos que se muestren menos parladores.
  • Al terminar, analizar las intervenciones y reflejar en un documento las conclusiones: es importante que todas las personas que han participado en la reunión reciban una hoja donde se resuma lo que se ha expuesto. Es una forma de mostrar que se han tenido en cuenta todas las opiniones y que sus propuestas han sido escuchadas y tenidas en cuenta. 

 

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