Aparte de la prevención de la morosidad por cada empresa, podemos tomar medidas como establecer un protocolo de cobros, investigar a cada cliente antes de contratar, solicitar garantías adicionales, pedir informes comerciales etc. Es fundamental tener claro cómo reclamar una deuda antes de acudir a un procedimiento judicial para evitar el coste y el tiempo que éste implica.

Antes de comenzar con la reclamación de la deuda y aunque parezca algo obvio, se debe cotejar la existencia de dicha deuda, porque a veces por algún error administrativo que no es imputable a supuesto deudor, no se ha producido el pago. Cotejar la deuda supone ver que la cantidad es correcta, si la forma de pago está bien definida, si el plazo para el pago ya ha vencido etc.

Generalmente para reclamar extrajudicialmente una deuda se suelen seguir tres pasos:

• Reclamación Telefónica. Lo más aconsejable es ponerse en contacto con el deudor para preguntarle si ha recibido la factura y si hay algún problema para el pago. En todas las comunicaciones con el deudor siempre es necesario mantener un tono conciliador e intentar alcanzar un acuerdo para el pago, incluso valorando, en el caso en que sea posible, un aplazamiento o una reducción de la deuda. En esta primera comunicación se le puede anunciar al deudor que se va a reclamar la deuda por escrito.

• Reclamación mediante carta. Un segundo paso, es enviar una reclamación de la deuda por escrito. Inicialmente se puede enviar una comunicación por correo ordinario, que deberá contener: los datos del deudor, los datos de la deuda (importe, concepto, etc.), el plazo para pagar y el medio de pago.
• Reclamación mediante burofax. En el caso en que el deudor no haya pagado en el plazo previsto, podemos enviar un burofax, que deberá tener los mismos elementos que la carta y además una advertencia muy clara de que si no paga la deuda en el plazo previsto se procederá a reclamar judicialmente.

Un burofax es una comunicación que se realiza a través de correos y que tiene la ventaja de que se puede solicitar no sólo que se certifique la recepción de la carta por el deudor si no también el contenido de la carta. Por lo tanto, es una comunicación fehaciente que puede utilizarse como tal en un procedimiento judicial.

Los anteriores pasos no garantizan el cobro, pero si finalmente se logra cobrar la deuda, nos habremos ahorrado los costes de un procedimiento judicial (honorarios de abogados, procuradores, peritos etc. y tasas judiciales, en su caso). Además pueden suponer un importante ahorro de tiempo, ya que los procedimientos suelen ser, por lo general, bastante largos debido a volumen de asuntos que tienen los juzgados.

En cualquier caso, en el caso en que nos planteemos reclamar una deuda, es aconsejable recabar la opinión de un abogado que nos asesore sobre la forma más adecuada de reclamar, del coste y de los plazos de duración de la reclamación.