¿Cómo realizar un traspaso de responsabilidades?

La asunción de nuevas responsabilidades.  Uno de los aspectos más complejos a afrontar por una empresa son aquellos relacionados con los cambios de responsabilidades dentro de la organización. 

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Como hemos comentado en otros tutoriales, una forma de mantener el personal motivado y con ganas de formarse y crecer dentro de la empresa es cubrir aquellos lugares que queden vacantes mediante promoción interna. De esa forma, el personal entiende que se confía en ellos y que, en caso de esforzarse, tendrán el premio del desarrollo de una carrera profesional. Ahora bien, este ascenso debe realizarse de una forma ordenada, de forma que la persona que asumirá el nuevo cargo se encuentre con todos los recursos necesarios para afrontar su trabajo.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta en un traspaso de responsabilidades?

Al traspasar las responsabilidades, es importante que la empresa vaya con cuidado con los siguientes aspectos:

  • Formación del nuevo cargo: la persona debe conocer las nuevas funciones que realizará y debe disponer de las aptitudes necesarias para desarrollar el trabajo. Es decir, no solamente habrá tenido que demostrar que trabajaba de acuerdo con lo que se le pedía, sino que el trabajador deberá presentar los conocimientos necesarios para desarrollar el nuevo trabajo. En este caso, la empresa (concretamente el departamento de recursos humanos y la persona que antes ocupaba el cargo) tienen la misión de asegurarse que han dotado a la persona de la formación necesaria para desarrollar las nuevas tareas a afrontar.
  • Experiencia de la persona que ha conseguido el ascenso: normalmente, antes de realizar un ascenso de este tipo, el trabajador ya ha estado conjuntamente con el que es su antecesor. De esa forma, habrá podido entender todos los puntos que deberá de tocar y habrá aprendido cómo organizarse y las nuevas herramientas a utilizar. Es responsabilidad de este antecesor explicar todos los puntos que desarrolle en su trabajo. Puede ser, también, que la persona ya hubiera asumido responsabilidades parecidas o exactamente iguales en otra persona. En este caso, el proceso es más rápido y solamente deberá de adaptar aquello que ya había realizado a las necesidades y exigencias de la empresa actual.
  • Entender que precisará de un tiempo de adaptación: en todo nuevo puesto de trabajo la persona necesita de unos días o hasta semanas para poder adaptarse al nuevo lugar. Si el cambio de puesto conlleva además un ascenso, esta adaptación puede ser un poco más lenta ya que, en un principio, es normal que haya más medio o conservadurismo antes de tomar una decisión. Por lo tanto, es importante que reciba el apoyo de todo su entorno. Por un lado, sus superiores directos deben entender que necesitará de una cierta tutela durante los primeros tiempos. Por otro lado, sus antiguos compañeros deberán intentar ponerle las cosas lo más fáciles posibles y ayudarle y apoyarle en todo aquello que necesite.
  • Evitar posibles envidias entre los compañeros: en una compañía son varias las personas que aspiran a ascender y conseguir un lugar más alto en la organización. Ahora bien, cuando hay una vacante, solamente uno de ellos podrá llegar a su objetivo. Eso puede provocar insatisfacción en los que no han sido seleccionados, que ven como deberán esperar y que aquella ilusión que tenían no habrá sido, por el momento, cumplida. En caso de ascenso de un compañero, los otros pueden tomar dos actitudes: alegrarse o no. En el primer caso, entenderán que la persona se lo merecían y lo ayudarán en su nuevo lugar para que tenga éxito. Ahora bien, puede que alguien se considere a sí mismo como más capacitado o mejor candidato para el lugar. Aquí es cuando empiezan los problemas. En este caso, puede pasar que el nuevo responsable no reciba apoyo o hasta que sea boicoteado. Es decir, que la persona “envidiosa” no  trabaje con la actitud necesaria o que se muestre continuamente en contra de aquello que se dispone. En este caso el nuevo responsable no debe temblarle el pulso y debe hablar con él y mostrarse su desengaño por su actitud. La primera conversación, para no causar problemas mayores, se recomienda que tenga un tono tranquilo y que sea muy empática. Por lo tanto, se le puede explicar al trabajador la ilusión que tiene por el nuevo cargo, que podría haber sido cualquiera de ellos el escogido porque también está capacitado, que si sigue así seguro que le llegará su oportunidad… En caso que estas explicaciones no varíen la actitud, entonces sí que hay que ser más duros y advertirle que su comportamiento puede tener consecuencias negativas para él.
  • Asegurarse que será capaz de cambiar de rol respecto las personas que antes estaban en su misma categoría: no es fácil pasar de una relación, desde un punto de vista jerárquico, de igual a igual a otra donde uno de los dos es el jefe del otro. Durante la convivencia en el trabajo, se generan una serie de dinámicas de relaciones personales que son muy difíciles de cambiar. Así, aunque el trato entre las personas debe ser el mismo, cordial y respetuoso, el hecho que uno haya subido impide que las cosas sigan igual. En el momento de asignar tareas, por ejemplo, no puede dejarse llevar por el hecho que con uno tenga más afinidad que con uno otro. Es decir, la exigencia de profesionalidad debe de ser la misma para todos, independientemente que, cuando estaban en una misma categoría, se llevara mejor o peor con unos o con otros.
  • Asegurarse que será consciente que deberá asumir más responsabilidades y de los riesgos que entraña: muchas veces, el trabajador solamente ve los aspectos positivos del hecho de subir: un salario más alto, poder participar de una forma más directa en las decisiones y rumbo de la empresa, cambiar las tareas que se llevaban durante mucho tiempo haciendo… Ahora bien, una responsabilidad también implica que la importancia de las decisiones a tomar son mayores y, por lo tanto, su impacto también. Este punto puede generar cierto miedo una vez hay que afrontarlo, de aquí que es importante explicárselo antes para que sea consciente del todo. 
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