Muchos empresarios optan por dejar una empresa inactiva buscando un ahorro en los costes de la disolución y extinción de la sociedad; mientras que otros lo hacen motivados por un periodo de descenso del volumen de trabajo (con previsión de que la caída se mantenga a medio y/o largo plazo) y con la intención de volver a dar el alta en la actividad de la empresa tan pronto como el marco económico en el que esta trabaja, o la situación que motiva la baja, lo permitan.

Obligaciones de las empresas mientras siguen inactivas

En ambos casos, para que la empresa sea declarada como inactiva, se debe dejar constancia de forma documental en la Agencia Tributaria, así como en el Registro Mercantil, en el caso de que la empresa tenga forma jurídica de sociedad.

Y, a pesar de que la empresa no funciona desde el punto de vista de la producción, es obligatorio presentar la declaración del impuesto de sociedades y las cuentas anuales que, aunque no representan gastos (al no tener ingresos la sociedad), sí que implican la necesidad de tener, al menos, un administrador que deberá estar dado de alta en la Seguridad Social como autónomo.

El hecho de tener un administrador puede no ser imprescindible si el objetivo es extinguir la empresa en el futuro, e incluso desde la Seguridad Social se puede obviar esta obligación, aunque lo aconsejable es no arriesgar para evitar sanciones. Pero, en cualquier caso, es recomendable que toda empresa inactiva que se pretenda reactivar tenga un administrador dado de alta en la Seguridad Social y que esté al corriente en los pagos de la tasa de trabajador por cuenta propia.

Es decir que, toda empresa inactiva tiene determinadas obligaciones fiscales y mercantiles y que, aunque no tenga ningún tipo de beneficio, sí que está sujeta a determinados gastos.

Declarar una empresa inactiva es un proceso relativamente sencillo y en el que no se entienden diferencias entre las sociedades realmente inactivas y aquellas que permanecerán como inactivas solo durante un tiempo. En ambos casos, para completar el proceso para la declaración de empresas inactivas solo son necesarias unas cuantas gestiones que se pueden realizar en muy poco tiempo. Pero: ¿Qué hay que hacer para reactivar la empresa inactiva?

Para reactivar una empresa que se encuentra en situación de baja de la actividad empresarial, solo es necesario comunicar la actualización del estado empresarial en la Agencia Tributaria.

Para completar el proceso solo es necesario indicar el cambio mediante el modelo 036 o 037, según corresponda a la sociedad o empresa que se pretende activar.

A partir del momento en el que se comunica la activación de la sociedad, la empresa volvería a tener las mismas obligaciones tributarias, fiscales y mercantiles que cualquier empresa en función de su sector, volumen de trabajo, ingresos, beneficios.

Las empresas que se reactivan también tienen los mismos derechos que el resto de negocios y pueden solicitar ayudas y bonificaciones a las administraciones locales, regionales o nacionales siempre que estén al corriente en el pago de sus impuestos a la Seguridad Social y a Hacienda.

¿Y si no se han presentado los libros de contabilidad y/o el impuesto de sociedades?

La reactivación de una empresa supone que la actividad de esta ha estado parada durante el periodo de tiempo en el que esta ha estado dada de baja, por lo tanto, el libro de cuentas de la sociedad empresarial no habrá sufrido modificaciones.

Sin embargo, durante el periodo de inactividad, las sociedades están obligadas a presentar en el Registro Mercantil el Libro de cuentas y el Libro de Actas, que no cambiarán de unos años a otros.

En el caso de que no se hayan presentado, habrá que presentarlo antes de reactivar la empresa.

Impuesto de sociedades

Aunque una sociedad esté declarada inactiva, es obligatoria la presentación anual de la declaración del impuesto de sociedades.

En el caso de que no se hubieran hecho las declaraciones empresariales anuales, estás se pueden presentar con posterioridad a las fechas obligatorias, antes de la activación de la empresa.

Tanto la no presentación de los libros de cuentas como la no declaración del impuesto de sociedades durante el tiempo que la empresa está dada de baja de la actividad pueden suponer sanciones para la empresa, aunque estas se presentaran con posterioridad.

Estar al corriente de obligaciones y pagos

Una empresa inactiva es un ente que no está “muerto” sino aletargado, sin embargo, es común olvidar que está sujeta a determinadas obligaciones mercantiles y fiscales que, con el tiempo, se pueden convertir en multas y sanciones para el administrador. O, dicho de una forma más sencilla, en un pozo de deudas del que es complicado salir y que dificulta “hacer algo” con la empresa.

En el caso de que la baja de la actividad temporal sea por un periodo de tiempo determinado y siempre que el objetivo sea la reactivación posterior, es recomendable cumplir con las obligaciones de las empresas inactivas para facilitar el proceso de reactivación cuando sea oportuno, además de para evitar sanciones y multas.

Si, por el contrario, después de un tiempo desde la declaración de la baja de actividad, se decide que la reactivación de la empresa es inviable, lo recomendable es proceder a la liquidación y extinción de la misma, a fin de evitar seguir cumpliendo con las correspondientes obligaciones.

A medio plazo, disolver una empresa resulta más económico que mantener una sociedad inactiva, y ello sin olvidar que, para el administrador se acaban las preocupaciones relacionadas con la sociedad.