¿Cómo organizar un evento?

La importancia de los eventos Una empresa, para ser conocida y reconocida en el sector debe mostrarse y dejarse ver. Esto puede realizarse de formas distintas. 

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Una de ellas es mediante la realización de un evento en el cual se consiga reunir el público potencial, los prescriptores más reconocidos del sector o, simplemente, la prensa generalista o más especializada. Dado que se trata de un acto en el cual la compañía querrá sacar a relucir sus mejores habilidades, la organización y preparación debe ser perfecta. No puede haber ningún cabo suelto, todo debe estar preparado al detalle y tener claro que no puede suceder ningún imprevisto que tire por tierra todo el trabajo que se ha realizado. A continuación, mostraremos los pasos y aquellos aspectos a tener en cuenta para poder montar un evento exitoso.

¿Qué hay que realizar antes del evento?                                                                          

Es la fase más larga y, a la vez, la que requiere una mayor atención y especialización. Los puntos a tener en cuenta antes del acto o presentación son los siguientes:

  • Tener claro qué tipo de evento se quiere realizar: no es lo mismo organizar un gran acto al aire libre dirigido al público objetivo que una rueda de prensa enfocada a salir a los medios o presentar un determinado prescriptor que recomiende el producto o servicio. Según cuál sea, será un acto más formal o informal y se realizará en un entorno u otro.
  • Marcar unos objetivos claros y medibles: la empresa debe marcarse unos fines para poder después evaluar si la inversión que ha realizado ha tenido o no el retorno esperado. Por ejemplo, se pueden marcar objetivos como los siguientes:
    • Número de peticiones de información recibidas: muestra hasta qué punto el producto mostrado ha suscitado el interés del espectador
    • Número de medios de comunicación que se han presentado
    • Cantidad de menciones en los medios o en las redes sociales
    • Interacciones en la página web y en las redes sociales
    • Número de contactos conseguidos
    • Número de reuniones concertadas
  • Empezar con una lluvia de ideas: antes que nada, hay que dejar salir la creatividad de todos los miembros de la empresa encargados de la realización del acto. Así pues, se deben considerar todas las ideas, ya que de la unión de algunas de ellas seguro saldrá aquello que se está buscando.
  • Marcar un límite presupuestario máximo: según las posibilidades económicas de la empresa y de la ambición de los objetivos a conseguir, marcar la cantidad máxima que se puede invertir.
  • Realizar una lista de tareas: marcar las diferentes acciones que habrá que realizar para la preparación del acto.
  • Desmenuzar todos los gastos a afrontar: evidentemente, cada tarea supone un gasto. Hay que controlar, pues, que estos gastos no superen el total presupuestado.
  • Preparar un plan de Marketing: habrá que dar a conocer el evento al público que nos interesa que asista. Por lo tanto, hay que promocionar el acto en los medios adecuados por los cuales se informa el grupo de gente que nos hemos puesto como objetivo. Así, por ejemplo, la finalidad es darse a conocer en el sector, una buena vía es anunciarse en revistas y webs visitadas del sector y llamar a todas las empresas o personas presentándose e invitándoles a que asistan al acto.
  • Elaborar un plan de contingencia: hay que localizar aquellos puntos en los cuales puede haber problemas, tanto durante el proceso de organización como durante la celebración del evento en sí. Para cada uno de ellos, precisar una posible solución para no tener que improvisar ante posibles problemas que puedan suceder.
  • Pensar en algún regalo para los asistentes: es una forma que haya un recuerdo del evento y que nos tengan presentes una vez finalizado el acto. Debe ser algún tipo de objeto práctico o una muestra del producto, para que lo puedan probar y valorar. Es imprescindible que lleve el logo de la empresa y algún tipo de explicación sobre la marca o la compañía.
  • Seleccionar al personal: encontrar aquellas personas más capaces para la realización de cada una de las tareas. Aquéllas consideradas como estratégicas se recomienda que las realice personal propio, porque son los que conocen mejor la compañía y pueden resolver con más solvencia cualquier duda o cuestión que se plantee.

¿Qué hay que realizar durante el evento?

Durante el día del evento, es importante considerar las siguientes tareas:

  • Montaje: montar todos los elementos para el acto. Es imprescindible comprobar que todo el equipo técnico funciona a la perfección.
  • Recordar a cada persona cuáles son sus tareas: antes de empezar hay que reunir a todas las personas que tendrán algún papel en el acto y recordarles las tareas que deben realizar.
  • Recibir a los participantes: ser muy amables y mostrar un alto grado de simpatía y empatía con todos. El regalo se puede dar o bien al inicio o al final, de forma que primero reciben toda la explicación y, al final, lo pueden probar.
  • Tener un trato preferencial con aquellas personas que son de especial interés: habrá unas personas que interesarán de forma especial, bien porque son empresas o personas especialmente reconocidas del sector o porque son unos medios que interesa de forma especial que cubran el acto.
  • Realizar un seguimiento del acto: no perderse ningún detalle y estar atento que todo funciona según lo previsto.
  • Desmontaje: dejar el lugar tal y como se ha encontrado.

¿Qué hay que realizar una vez finalizado el evento?

Los días posteriores al acto, debe realizarse una evaluación del mismo. Los aspectos a valorar serán:

  • Funcionamiento desde un punto de vista técnico: evaluar si todos los equipos han funcionado adecuadamente. Es importante, porque si han ido bien se pueden volver a utilizar para posibles eventos futuros.
  • Si la afluencia ha sido la esperada: si han venido el número de personas que se quería y la calidad de los mismos. Es decir, no solamente mirar la cantidad, sino si se trataba del objetivo buscado.

Reacción de los participantes: si se ha visto a la gente receptiva o no a lo que se le explicaba, Una forma de evaluarlo es por si se han conseguido cerrar determinados tratos, concertado reuniones o si hay, después del evento, un incremento de ventas que se pueda asociar. 

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