Es básico para coordinar el trabajo del equipo humano de la empresa

Cómo hacer un plan de organización

El factor humano en una empresa es clave. Son las personas quienes realizan las tareas y se relacionan entre ellas para sacar adelante la actividad. Por ese motivo, es imprescindible realizar un plan de organización, para concretar los aspectos relativos a la estructura organizativa y a la planificación de recursos humanos de la empresa.

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Toda empresa se crea a partir del empuje de una persona o grupo de personas que deciden emprender. Hay personas con más facilidad que otras para crear y ser capaces de liderar y mantener un proyecto. Las características que más ayudan a emprender son las siguientes:
 

  • Motivación: detrás de todo proyecto hay una ilusión, motivación o motivo que ha llevado a una persona a apostar por emprender. Por lo tanto, el emprendedor generalmente es alguien que tiene la ilusión de aportar y crear.
     
  • Capacidad de liderazgo: empezar una organización desde cero requiere de dotes de mando para llevar un grupo de personas, delimitar las tareas que tiene que hacer cada uno y saber transmitir eficientemente tanto el objetivo general de la empresa como los particulares de cada uno.
     
  • Perseverancia: la precipitación puede ser a veces una mala consejera. Los inicios son duros y a veces los resultados no son los que se esperan. Igualmente, hay que tener fe en la idea si realmente se cree que es buena y no arrojar la toalla a la primera dificultad.
     
  • Ser transparente: hay que ser claro delante de todo agente tanto interno como externo a la empresa para ganarse la confianza de todo el mundo que participa de una forma más o menos directa en el desarrollo de la empresa. Por ejemplo, para un futuro inversor, prestador o proveedor será fundamental conocer las características más relevantes de la persona emprendedora o del equipo fundador. También es interesante detallar, en caso que se pida, la complementariedad de las personas que forman el equipo fundador y directivo, analizando los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos, tanto individualmente como en equipo.
     
  • Conocimiento del mercado: evidentemente, no se entrará en un mercado del cual se desconozcan sus características, evolución o preferencias del consumidor.
     
  • Disponer de los recursos económicos necesarios o ser capaz de atraer a quien los tenga: iniciar una actividad siempre supone un coste. En caso de no disponer del suficiente líquido para hacer frente a la inversión inicial, hay que encontrar la financiación necesaria, ya sea buscando socios que también aporten o a través de canales más tradicionales como pedir un préstamo a alguna entidad financiera o de crédito.

¿Cómo configurar una estructura organizativa?

Es importante especificar cuáles y cuántas son las tareas y actividades que se tienen que llevar a cabo en la empresa, así como quien o quienes son las personas mejor preparadas para llevarlas a cabo. Habrá que organizarlas correctamente poniendo énfasis en los siguientes aspectos:
 

  • Cuántas personas son necesarias para cubrir todas las actividades: hay que saber cuáles son las necesidades de personal y ver si se disponen de los recursos económicos necesarios para hacer frente a ellas.
     
  • Actividades concretas a realizar: delimitar qué tareas tienen que realizarse para así estimar el personal necesario y la estructura de mando y responsabilidades.
     
  • Aptitudes, actitudes y habilidades necesarias para cada puesto de trabajo: cada lugar de trabajo requiere de unas habilidades y hay que encontrar las personas adecuadas y con la capacidad para desarrollar la faena diaria.
     
  • Relaciones de mando y dependencia: hay que configurar un organigrama que sea comprendido para todas las personas que conforman la organización para que cada uno tenga claro cuáles son sus funciones, las jerarquías existentes y a quién tienen que dirigirse para solucionar cualquier problema o proponer alguna innovación o mejora.

El organigrama tendrá que ser suficientemente flexible con el fin de poder adaptarse a las necesidades organizativas de cada momento.

¿Cómo planificar las políticas de personal?

Las políticas de personal se tienen que centrar en aquellos aspectos relativos tanto a la fase de vida inicial como en el desarrollo de la empresa. Es importante especificar:
 

  • Cómo reclutar, seleccionar y contratar a las personas que no sean de nuestro entorno próximo: en muchos casos, se confía en gente próxima para iniciar una actividad, ya que se conoce su forma de trabajar o se tiene empatía y confianza. Aún así, puede que por algún tipo de trabajo concreto sea necesario coger a alguien que no se conoce. Entonces, hay que tener claro qué técnica de captación utilizar, según las habilidades que precise el lugar de trabajo.
     
  • Si hay que dar algún tipo de formación complementaria: se puede escoger personal más formado y con experiencia o personas más jóvenes pero sin tanta experiencia, pero que como contrapartida tienen, normalmente, más ilusión y capacidad para aprender. Según sea el caso, a los que tengan esta escasez de experiencia, será necesario formarlos.
     
  • Qué políticas de retribución y contratos se realizarán: según sean las necesidades de la empresa, se usarán un tipo u otro de contratos. En otro tutorial los especificamos. En referencia a la retribución, es importante tener en cuenta los convenios colectivos y, en el caso que se precisen comerciales, pactar la comisión por venta.
     
  • Cómo distribuir los beneficios entre los socios: en el caso que el emprendedor no sea solamente una sola persona, sino varias, hay que dejar muy claro cómo se reparten los beneficios (en caso de haberlos). Es uno de los puntos más complicados en lo que se refiere a la gestión y relación entre emprendedores. Muchos de los problemas de una empresa que nace surgen por no haber dejado claro qué parte de beneficio se lleva cada uno. Para llegar a un reparto justo, hay que tener en cuenta factores como:
    • Aportación inicial: a más aportación y participación en el capital de una empresa, se entiende que tiene derecho a un mayor porcentaje de los beneficios.
    • Participación en el día a día de la empresa: hay gente que puede que no tenga disponible tanto capital para invertir pero en cambio sí conozca muy bien el sector de la empresa y que, por ese motivo, tenga una implicación mayor en el funcionamiento diario de la empresa.

También es necesario prever la evolución de sus dimensiones a medio plazo, no solamente describir el estado actual de la plantilla de la empresa.

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