Son piezas básicas en el funcionamiento de las empresas

Cómo escoger proveedor

La elección de un proveedor es clave en el desarrollo de la compañía. La empresa proveedora es la que facilita aquellos materiales que son imprescindibles en la producción. Hay que tener en cuenta que cualquier problema en el suministro puede ser fatal para el funcionamiento normal de la actividad.

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¿Qué puntos se tienen que valorar de un proveedor?

Hay empresas que, obsesionadas en reducir costes como sea, solamente se fijan en el precio como criterio de elección de un proveedor. La realidad demuestra que hay muchos otros factores a tener en cuenta:

1. Diversidad de proveedores en la zona: es importante no estar ligado únicamente a un solo proveedor, aunque en un principio ofrezca unas condiciones que a priori parezcan mucho más ventajosas que la competencia. Depender de una sola empresa es un peligro, ya que cualquier problema que sufra repercutirá directamente en la propia. Por ese motivo, es interesante diversificar el riesgo mediante el contacto con varios proveedores. Además, en el caso de que en un determinado momento uno quiera cambiar las condiciones del contrato, siempre se puede 'jugar' con las que ofrecen sus competidores.

2. Recopilar información de los distintos proveedores de la zona: no solamente nos tenemos que fiar de lo que nos expliquen los responsables de la empresa proveedora. Hay que conocer el máximo de información de ella (mediante informes o contactos que se tengan en el sector) para tener el máximo de información a la hora de elegir.

3. Ubicación: lógicamente, lo ideal es que el proveedor esté lo más cerca posible para que pueda hacer llegar el producto cuánto más rápido mejor. Además, se reducen los riesgos de ruptura derivados del transporte.

4. Relación calidad – precio: la empresa más barata no necesariamente será la que mejor servicio de aprovisionamiento ofrezca. Según el nivel de calidad que demanden los consumidores, se escogerá aquella empresa que lo ofrezca, aunque el coste sea un poco mayor.

5. Formas y plazos de pago: el objetivo de toda empresa es cobrar lo antes posible y pagar lo más aplazado que se pueda. La diferencia entre el plazo de cobro y el de pago permite disponer de líquido y de seguridad. De la misma forma, escogeremos aquella empresa que más facilidades dé en el pago.

6. Plazos de reparto: la puntualidad en el abastecimiento es clave. En caso que el producto que necesitamos para producir no llegue a tiempo, como consecuencia hay un paro en la producción y un retraso en toda la cadena productiva. Si el retraso es muy importante, hay el peligro de no poder hacer llegar el producto al mercado a tiempo. En un entorno tan competitivo como el actual, la probabilidad que el cliente escoja otro producto de la competencia en caso de no encontrar el propio es alto.

7. Filosofía y valores de la empresa proveedora: hay valores referentes al trabajo de toda empresa que no son perceptibles a simple vista, como pueden ser la seriedad, la capacidad de afrontar situaciones complejas o la relación de la compañía con agentes exteriores. Son inputs importantes especialmente si tenemos en cuenta que la relación con un proveedor es a largo plazo y pueden ocurrir mil y una situaciones adversas durante la actividad normal de toda empresa.

8. Servicio postventa: una vez realizado el abastecimiento, hay que valorar si la empresa responde a dudas que podamos tener o, en caso de que en un pedido haya algún error, que sean capaces de solucionar cualquier incidencia que pueda haber.

¿Qué errores más comunes se producen al escoger un proveedor?

La empresa no siempre escoge el proveedor más adecuado. Los errores más comunes que suelen ocurrir son los siguientes:

No probar el producto antes de cerrar el trato: la empresa tiene que asegurarse que la calidad del producto que recibirá corresponde a la que está buscando. Por lo tanto, hay que pedir a los posibles proveedores muestras de lo que ofrecen para poder así valorar si la calidad es la buscada o no.

Escoger aquel proveedor que está más cerca u ofrece un mejor precio: la cercanía y el precio son dos factores a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor, pero no los únicos. No siempre el más barato es el que ofrece más calidad. De la misma forma, una empresa no se puede conformar con escoger el más cercano por simple comodidad.

Confiar de entrada en precios bajos y descuentos: hay comerciales que son muy hábiles, que presentan muy bien el producto y la empresa y que, además, tienen la posibilidad de ofrecer condiciones interesantes. Normalmente (aunque no siempre tiene que ser así), las empresas que ofrecen descuentos o precios muy bajos acostumbran a ir muy apuradas y no ofrecen una calidad mínimamente aceptable.

Depender demasiado de un solo proveedor: independientemente que se trate de un proveedor más o menos sólido, depender de un solo abastecedor es muy peligroso:
 

  • Hay quien cree que, si se escoge una empresa en apuros, es más fácil apretarle las tuercas porque la fuerza a la hora de negociar es mayor. Eso puede ser cierto, pero en caso de pasarse, hay el peligro de asfixiar al proveedor y que éste acabe o desapareciendo u ofreciendo una calidad inferior a la deseada.
     
  • En caso que el proveedor sea una empresa solvente, hay el riesgo que puede imponer a la propia empresa unas condiciones de pago o abastecimiento que no dan suficiente margen.
     
  • Pensar en el corto plazo: las relaciones de confianza en el mundo empresarial son importantes. Por lo tanto, al acordar unas condiciones, es imprescindible pensar que la relación tiene que ser duradera.
     
  • No negociar con todos antes de escoger a uno: escoger un proveedor sólido y que nos ofrezca garantías es transcendental. Por lo tanto, hay que tomarse el tiempo necesario para realizar la mejor elección. Para ello, no hay que escoger uno rápidamente y negociar las condiciones con él. Hay que negociar con unos cuantos a la vez y jugar con las condiciones que ofrecen otros competidores para conseguir las mejores posibles para la empresa.
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