¿Cómo elegir un sistema de contabilidad?

Toda empresa, independientemente de su tamaño, tiene la obligación de llevar un control adecuado de su contabilidad. Para muchas compañías, como es una tarea con un perfil más administrativo que no genera valor añadido por sí misma, no le da la relevancia necesaria. Llevar un control contable al día y riguroso es imprescindible para el funcionamiento de una empresa ya que:

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  • Consume tiempo: toda la tarea relacionada con la realización de las facturas y nóminas, el cálculo de los impuestos, la resolución de dudas de proveedores, contabilizar correctamente mediante asientos cada operación… lleva su tiempo. Además, en caso de sufrir algún tipo de error, hay que rehacer todo el trabajo.
     
  • Evita posibles multas: no llevar una contabilidad correcta y al día puede tener consecuencias muy negativas en forma de sanción en caso de afrontar una inspección.
     
  • Permite planificar el futuro: a partir del conocimiento de la situación financiera y económica de la empresa, se puede planificar toda la actividad posterior desde el conocimiento de los recursos y capacidades disponibles.

¿Qué ventajas tienen los sistemas de contabilidad?

La mayoría de programas disponen de una serie de recursos que facilitan el desempeño de las tareas contables:
 

  • Funciones básicas de libros de cuenta: en la mayoría de programas no hay que realizar “a mano” los libros contables, sino que en contabilizar una factura, por ejemplo, se genera automáticamente el asiento y el correspondiente apunte en los libros contables.
     
  • Facilidad en el uso: son programas manejables e intuitivos y tampoco es necesario disponer de muchos conocimientos en contabilidad para conocer su funcionamiento.
     
  • Servicio al cliente: la mayoría de compañías que ofrecen sistemas de contabilidad disponen de un servicio de atención al cliente que responde cualquier duda referente al funcionamiento del programa y que resuelve con rapidez los imprevistos que pueden suceder.
     
  • Precio: a más completo, más caro será el programa. Ahora bien, para la contabilidad de una PYME (que conforman la mayoría del tejido empresarial), tampoco es necesario adquirir programas muy complejos, por lo que el coste en este concepto no es elevado.
     
  • Existen sistemas pensados para industrias en particular: hay programas contables elaborados de forma específica para determinados sectores, de forma que facilitan aún más la elaboración de la contabilidad.

¿Qué se debe tener en cuenta al elegir un programa?

Cada empresa, según sea su actividad o funcionamiento, precisará de un programa u otro. Los factores que deberá tener en cuenta son los siguientes:
 

  • Funciones que es capaz de realizar: la mayoría de programas son capaces de producir las siguientes funcionalidades:
     
    • Informes financieros
    • Informes fiscales
    • Declaraciones de deudores y acreedores
    • Mostrar los estados de flujo de tesorería
    • Mostrar las cuentas relativas a la cuenta de explotación y al balance

En caso que un programa no realice la mayor parte de estas funciones, descartarlo.
 

  • Facilidad de comprensión: los programas más complejos disponen, también, de una tecnología más avanzada y de un número de funcionalidades mayor. Ahora bien, si la persona encargada de manejarlo no lo comprende, la compañía tampoco se podrá beneficiar de ello. Del mismo modo, si tampoco precisa de un sistema tan desarrollado, asume un coste excesivo.
     
  • Aspectos técnicos requeridos: al elegir un programa, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos y compararlos para encontrar aquel más adecuado para la empresa:
     
    • Tiempo promedio de implantación
    • Características
    • Módulos incluidos
    • Plataforma
    • Necesidad de licencias o computadores adicionales
    • Cantidad de usuarios que maneja
    • Empresas de referencia: dónde está instalado el software
       
  • Evaluar las necesidades de la empresa: la empresa tiene que valorar qué atributos y funciones de un programa valora más y cuáles serán las tareas más habituales que realizará a través de él. Por lo tanto, el programa escogido va de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.
     
  • Buscar el programa de contabilidad que mejor encaje con la empresa: como se ha comentado, hay sistemas para sectores concretos. Si se forma parte de uno de ellos, adquirir estos programas más concretos ayuda a elaborar con mayor rapidez y fiabilidad la tarea contable.
     
  • Pensar en la utilidad del programa en el largo plazo: la incorporación de un programa contable requiere de un tiempo, no tanto de instalación, pero sí de comprensión por parte de la persona o personas enarcadas de su manejo. Además, constantemente hay cambios en materia contable. Por ese motivo, las empresas se ven obligadas a actualizar el software cada vez que hay cambios legislativos al respecto. La empresa escogida tiene que facilitar la entrega de actualizaciones y que éstas se adapten correctamente a los cambios en materia contable que se han producido.

¿Qué programa de contabilidad escoger?

Según la dimensión de la compañía, se pueden encontrar diferentes programas en el mercado:
 

  • Para autónomos: son programas que ayudan a manejar una contabilidad más sencilla. Como ejemplo, encontramos programas como el Quicken 2009 Deluxe, el Money Plus Deluxe o el GnuCash. Normalmente, disponen de funciones como:
     
    • Planificación de presupuesto
    • Hojas de cálculo de contabilidad personal
    • Categorización rápida de archivos
    • Actualizaciones automáticas
    • Funciones de ayuda integradas
       
  • Para pequeñas empresas: son programas con funcionalidades básicas, como el Sage MAS 90 o el 200 ERP. Incluyen herramientas que los anteriores no, como:
     
    • Nóminas
    • Gestión de relación con los clientes
    • Informes económicos
    • Correo electrónico
       
  • Para medianas empresas: son programas más completos que tienen en cuenta funciones y aspectos más específicos referentes a la contabilidad. Permiten una funcionalidad importante, pero sin una personalización concreta en lo referente a la estructura de la empresa. Como ejemplos, encontramos programas como Navision.
     
  • Para medianas y grandes empresas: son programas muy completos que precisan de un periodo de implementación superior a los cinco o seis meses porque sus funciones necesitan de una integración, personalización y configuración importantes. Su principal ventaja es que están diseñados y preparados para soportar los procesos concretos de la empresa, porque se pueden personalizar y parametrizar según las necesidades de la compañía. Las empresas más importantes que ofrecen este tipo de programas son Sage y Microsoft.
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