¿Cómo elaborar un presupuesto?

La cuantificación de un nuevo proyecto Toda nueva idea que se quiera trasladar al mercado supone una inversión.   

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Esta inversión dependerá de la capacidad financiera de la compañía y de los recursos, tanto a nivel técnico como humano, que disponga. Una herramienta clave para saber, de la forma más exacta posible, el montante de la inversión es mediante la confección de un presupuesto. No es una tarea fácil, pero es clave para marcar los parámetros de la actividad. Además, obliga a la empresa a realizar una auditoría interna sobre los recursos que dispone y su capacidad de financiación.

¿Cómo elaborar correctamente un presupuesto?

Es demasiado habitual ver como, durante la puesta en marcha de un determinado proyecto, se sobrepasa el importe de la inversión marcado en un principio en el presupuesto. Difícilmente se encuentran casos contrarios, es decir, que finalmente el importe que se ha gastado acabe siendo inferior al previsto. Tal diferencia se produce porque, durante la elaboración del presupuesto, no se han tenido en cuenta todos aquellos procesos necesarios o se ha subestimado el coste total. A continuación, se explican algunos consejos para poder realizar un presupuesto de la forma más fiable posible:

  • Se debe tener en cuenta las aportaciones de todas las personas que participarán en el proyecto: cada persona conoce mejor que nadie aquella tarea que realiza y cuáles son los recursos necesarios para desempeñarla y los posibles contratiempos que pueden suceder. Por lo tanto, hay que acercarse a todos los miembros que conformarán parte del equipo para conocer de forma detallada cada uno de los procesos de la empresa y su coste real.
  • Debe de contar con la participación de todas las áreas de la compañía: no solamente hay que tener en cuenta la aportación y coste de aquellas áreas que participan de forma directa en la producción y promoción del producto que se quiere lanzar al mercado. Hay una serie de costes relacionados con temas administrativos que son importantes y que también deben tenerse en cuenta al elaborar el presupuesto.
  • Los objetivos marcados deben ser realistas: no sirve de nada engañarse, porque la realidad, tarde o temprano, pone a cada uno en su lugar. Es demasiado habitual comprobar como se realizan presupuestos extremadamente optimistas que, después, se incumplen. Estas diferencias entre realidad y previsión son muy peligrosas, ya que suponen un coste mayor del esperado y pueden poner en riesgo la viabilidad económica y financiera de todo el proyecto.
  • Hay que tener en cuenta todos los posibles imprevistos que pueden ocurrir: durante la producción, distribución o promoción pueden ocurrir diferentes problemas que supongan para la empresa un retraso en la confección del producto o un sobrecoste según lo previsto. Por ese motivo, se recomienda realizar más de un presupuesto según diferentes escenarios previstos, en los cuales se tenga en cuenta hasta el más mínimo problema que pueda suceder. En este sentido, todos ellos deben de ser viables y financiables, incluso el del escenario más pesimista pensado. A la vez, se recomienda la elaboración de un plan de contingencias que recoja cada posible imprevisto y qué soluciones se da a cada situación.
  • El presupuesto debe de enmarcarse dentro de los recursos de que dispone la empresa: antes de decidir qué límite presupuestario marcar, la empresa debe estudiar algunos puntos. Los más importantes son:
    • Capacidad de endeudamiento: hasta qué punto la empresa puede pedir financiación sin poner en riesgo su viabilidad. Para ello, debe analizar con qué patrimonio neto o recursos propio cuenta e intentar que el exigible en forma de deuda no supere un determinado porcentaje (se recomienda no ir más allá del 40%). Del mismo modo, conocer cuál es la exigibilidad de esta deuda. Como es normal, se prefiere que el máximo porcentaje de deuda posible sea a devolver en el máximo plazo posible, para poder tener suficiente tiempo de generar los ingresos y beneficios necesarios para ir sufragando las correspondientes cuotas.
    • Recursos disponibles: toda empresa tiene una capacidad máxima que no puede sobrepasar. Es muy importante ser conscientes de los propios límites. Si se sobrestima la capacidad propia, se corre el riesgo de endeudarse hasta unos niveles que no se pueden asumir, hecho que pone en riesgo la propia continuidad y viabilidad de la compañía.
  • No solamente hay que marcar objetivos cuantitativos, sino también cualitativos: en un contexto como el actual, donde la competencia es muy dura y el cliente muy exigente, hay que encontrar aquellos puntos que pueden diferenciar la empresa de los competidores. Es decir, hay que marcar y delimitar cuáles son aquellas áreas que pueden dotar el producto de un elemento diferenciador y realizar un seguimiento exhaustivo.
  • Hay que establecer una jerarquía de responsabilidades por área o sector: en un presupuesto, se dota a cada área de una cantidad determinada. Para ser ágiles en el seguimiento, es importante escoger un responsable para cada área que sea el encargado de realizar el seguimiento del presupuesto y que se cumple con lo marcado. Es la persona, a la vez, a quien deben dirigirse los miembros del grupo para informar de cualquier cambio o suceso.
  • Hay que conocer cuál es la situación del mercado: la empresa debe conocer si en el mercado se encuentra en un contexto de crecimiento, estancamiento o, por el contrario, va a la baja. A partir de aquí, estimar los ingresos que se obtendrán gracias al nuevo producto y marcar cuál es la cantidad máxima a invertir para poder recuperar la inversión en el plazo deseado.
  • Hay que realizar un seguimiento del cumplimiento del presupuesto: de forma periódica, hay que recoger información de cada uno de los responsables y estudiar si se están siguiendo los parámetros marcados en un inicio. En caso que no sea así, preguntar los motivos y reenfocar la actividad hacia otros objetivos más realistas de acuerdo con la marcha del proyecto.
  • Debe de ser lo más flexible posible: aunque se prevean muchos escenarios, el futuro es impredecible al cien por cien. Por lo tanto, el presupuesto debe de ser lo suficiente flexible como para ir incorporándole cambios mientras se está realizando su ejecución.

 

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