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¿Cómo crear un departamento de Inteligencia Competitiva?

Crear un departamento de inteligencia competitiva es muy interesante para la empresa. Esta herramienta es muy útil y permite a la empresa recoger una información que puede ser imprescindible en la consecución de nuevas oportunidades. Por lo tanto, no se tiene que percibir como un gasto, sino como una inversión que generará unos beneficios en un medio plazo.

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Antes de empezar en la organización del departamento en sí, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:
 

  • Definir los factores clave a tener en cuenta en la definición del negocio: es necesario que los responsables de la organización tengan un conocimiento exhaustivo sobre el sector donde opera la empresa, para así definir los factores a los cuales hay que atender.
     
  • Definir las cuestiones clave que se quieren responder a partir de la recogida de información: para evitar tener que recoger un alto volumen de información y no concretar en su búsqueda, hay que elaborar aquellas preguntas que se consideran imprescindibles de responder y a partir de las cuales se puede entender el mercado y los competidores. En caso contrario, habría dispersión y sería imposible poder recolectar tanta información que, al final, sería superflua e innecesaria.
     
  • Conocer los recursos de que dispone la empresa: no todas las compañías tienen la capacidad para recoger un volumen de información tal que les sea útil en el desarrollo del negocio. Para ello, antes de empezar esta tarea, hay que saber con qué recursos humanos y de conocimiento se disponen para saber si la empresa está capacitada para afrontar las tareas que se expondrán en el siguiente apartado.

¿Cómo desarrollar el sistema?

Una vez se tengan claros los recursos de los que se disponen y cuáles son las cuestiones más importantes a responder, ya se puede iniciar la estructura del propio departamento. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos:
 

  • Asignar un responsable: tiene que haber una persona que realice un seguimiento de todo el trabajo y que organice al personal escogido para el departamento. Es importante que tenga habilidades no solamente directivas, sino también sociales y de organización porque se verá obligado a hablar con mucha gente y seleccionar una información muy concreta entre la gran cantidad existente.
     
  • Seleccionar el personal adecuado para el departamento: hay que buscar las personas con las habilidades necesarias. Tienen que ser personas con un cierto grado de autonomía y muy precisas en sus funciones, porque la búsqueda pide afinar de forma muy concreta.
     
  • Establecer un organigrama claro de responsabilidades: cada persona tiene que saber qué información tiene que conseguir y a quién informar de ella una vez la ha conseguido.
     
  • Separar toda la información que se quiera recoger por temáticas: hay una gran cantidad de información de diversas áreas. Para no provocar saturación en un grupo, fragmentarla de acuerdo con la especialidad de cada persona.
     
  • Determinar las fuentes de información fiables: no todas las fuentes de información disponen de información veraz.
     
  • Ir a aquellos eventos y reuniones que se consideran claves: hay ferias o encuentros del sector donde se reúnen profesionales en los cuales es imprescindible tomar parte para conocer todas las novedades del sector.
     
  • Realizar un seguimiento constante de todas las fuentes de información: renovar constantemente la información cada vez que haya una innovación.
     
  • Conseguir una rápida circulación de la información: la información recogida por unos puede ser importante para otros.
     
  • Hacer llegar la información a los responsables con una determinada periodicidad: hay que revisar de forma periódica que la información es fiable y, a la vez, analizarla por si se puede implementar alguna innovación en la empresa.

¿Qué problemas pueden surgir?

Puede que finalmente no se consiga recopilar la información clave y necesaria. Ello se puede deber a diferentes posibles errores:
 

  • No haber definido correctamente las preguntas clave: puede que toda la investigación se haya llevado a cabo a partir de unas premisas erróneas. En este caso, los resultados no serán extrapolables.
     
  • No haber considerado factores clave en el desarrollo del sector: del mismo modo, si no se han considerado aquellos puntos que realmente afectan al desarrollo del sector, es muy difícil que los resultados sean ciertos y tengan un impacto real en el día a día de la empresa.
     
  • No haber puesto en el lugar de responsabilidad a la persona adecuada: el responsable de estas tareas no necesariamente tiene que ser el mismo que haya tomado responsabilidades en otras. Se encarga de una actividad que no tiene una relación directa con la producción desde un punto de vista procedimental, por lo que puede que haya otras personas más analíticas o con mayor capacidad de organización o de relaciones sociales que sean más capaces.
     
  • Falta de formación del personal encargado: cada empresa es especialista en aquello que produce. Por lo tanto, puede que en ella no haya el personal adecuado para realizar esta tarea de buscar y recolectar información. En este caso, es imprescindible formar a aquellos trabajadores que se consideren más aptos para hacerlo o, en caso contrario, contratar alguna empresa externa que se encargue de realizar el estudio.
     
  • Falta de velocidad en la transmisión de la información entre niveles: hay que tener en cuenta que actualmente los cambios en el mercado suceden a una gran velocidad. Por lo tanto, la información tiene que fluir rápidamente para poder tomar las decisiones pertinentes en el momento adecuado. Si esta información no pasa de un nivel a otro o lo hace con demasiada lentitud, se pierde la oportunidad porque una empresa competidora habrá sido más ágil en este aspecto y habrá entrado antes en el mercado.
     
  • No haber definido correctamente las fuentes de información: aunque sí se tuvieran claras las preguntas, puede que se escogieran fuentes de información no adecuadas. Por lo tanto, en este caso, las conclusiones que se extraen no son correctas y pueden llevar al error.

No haber sido capaces de recolectar la información necesaria: puede que los responsables sí focalizaran adecuadamente cuáles eran las preguntas a responder y dónde era necesario ir para conseguirla, pero finalmente las personas encargadas de ello no han sido capaces de recoger la información. No necesariamente tiene que ser por falta de habilidad, en determinados entornos es complicado exceder a determinada información confidencial y las empresas son impermeables a dar a conocer datos sobre ellas.

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¿Cómo crear un departamento de Inteligencia Competitiva?

Para poder evaluar el alcance y programar todas los aspectos relacionados con la unidad o función de inteligencia competitiva, puede emplear el instrumento "world-class ci Function" diseñado para describir y prescribir las actividades a desarrollar (http://www.miniera.es/World-Class-CI/index.htm). El modelo ha sido desarrollado por Alessandro comai y John Prescott y cuenta con +200 aplicaciones en empresas y organizaciones públicas.

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