Dificultades y pasos a seguir

Cómo coordinar un equipo de trabajo

La coordinación de los equipos de trabajo es clave para conseguir sacar el máximo rendimiento del capital humano que hay en la empresa. Se pueden dar diferentes circunstancias que impidan esta maximización:

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  • Que los trabajadores no estén desempeñando aquellas tareas donde son más productivos: se debe a una falta de conocimiento por parte de la organización de las habilidades de cada persona que conforma la empresa.
     
  • Que haya una mala dirección: la persona responsable es incapaz de organizar y asignar correctamente las tareas.
     
  • Que no se hayan especificado objetivos claros: cada trabajador tiene que saber cuáles son sus responsabilidades y a quien tiene que acudir en caso de duda.
     
  • Que falte comunicación entre departamentos: toda la información presente en la empresa tiene que ser compartida porque aquello que es útil a un sector puede serlo también para otros.

¿Qué hay que tener en cuenta para coordinar correctamente un equipo?

Al organizar a un grupo de trabajo, se tienen que considerar los siguientes aspectos:
 

  • Tener una visión global del trabajo a realizar: no solamente hay que pensar la organización en el corto o medio plazo, sino que hay que adelantarse y prever las necesidades de la empresa más a largo plazo. Así, la organización puede adaptarse más rápidamente a cualquier cambio que pueda surgir en el entorno.
     
  • Marcar objetivos comunes: los trabajadores tienen que sentirse partícipes del desarrollo del día a día. Para ello, hay que fijar objetivos comunes para fomentar la cooperación y el trabajo en equipo.
     
  • Conocer los integrantes del equipo: cada persona dispone de unas habilidades y capacidades distintas. El responsable las tiene que conocer y asignar las tareas de acuerdo con éstas para que cada uno dé el máximo rendimiento en el lugar de trabajo.
     
  • Definir los roles de cada uno: una vez conocidos los miembros, asignar a cada uno unas determinadas tareas y responsabilidades según sus aptitudes y capacidades.
     
  • Elaborar un plan de trabajo: confeccionar un documento en el cual se estipulen las tareas a realizar por cada persona y en qué plazos tienen que estar terminadas. Según la evolución del desempeño y posibles imprevistos que puedan surgir, se puede revisar con el paso del tiempo.
     
  • Crear canales de comunicación eficientes: es imprescindible que circule la información a todos los niveles, tanto dentro del mismo grupo de trabajo como entre departamentos.

¿Qué dificultades pueden surgir en la coordinación?

La interacción entre personas siempre es complicada y pueden desarrollarse una serie de contextos que hagan más complicada la tarea de la coordinación:
 

  • Gestión de los trabajadores más capacitados: aquellas personas que tienen capacidad de inventar y crear, a la vez, pueden ser las menos receptivas a recibir órdenes por parte de sus superiores porque están tan convencidos de sus capacidades que sienten que no necesitan ser guiados. En este caso, dado que a la vez son los que mejores resultados pueden generar, hay que dejarles cierto margen de maniobra, pero siempre teniendo en cuenta que están dentro de una organización y que hay que seguir unas normas.
     
  • Mal ambiente de trabajo: en las relaciones personales pueden generarse muchas situaciones que enrarezcan el ambiente de trabajo. Muchas veces, el simple conflicto entre dos personas puede afectar a toda la organización. Para ello, hay que apagar el más mínimo conato de conflicto en cuanto se produzca.
     
  • Demasiadas personas dirigiendo: un exceso de personas al mando provoca que las decisiones se tomen con mucha más lentitud y que se generen diferentes órdenes que desorientan a la organización. En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, las decisiones se tienen que tomar con agilidad o la oportunidad puede ser tomada por un competidor.
     
  • Incapacidad de delegar: una vez asignadas las tareas a aquellas personas más preparadas, no hay que estar excesivamente encima de ellos, sino que es importante dejar una cierta independencia. Hay que hacer un seguimiento, pero no entrometerse constantemente en el trabajo de otros.
     
  • Falta de comunicación en los equipos: las personas no trabajan solas y aquello que ellos ejecutan puede condicionar lo que hagan otros. Por lo tanto, hay que hablar mucho y comunicar cualquier dificultad que pueda originarse. De la misma forma, se pueden proponer nuevos procedimientos que mejoren la productividad.
     
  • No se puede tratar a todos los miembros por igual: cada persona, como resultado del trabajo, puede buscar diferentes objetivos: estabilidad, reconocimiento, aprender… Según las motivaciones de cada uno, encarar las recompensas o castigos de acuerdo a estas necesidades.
     
  • No atajar los problemas en el momento que se producen: delante de un problema o imprevisto, hay quien deja pasar el tiempo con la esperanza que se resuelva solo. Esta práctica solamente consigue hacerlo aún más grande. A más tiempo sin solucionar un problema, más costosa será su resolución, por lo que hay que solucionarlo enseguida.

¿Qué pasos hay que seguir para una correcta coordinación?

Para coordinar una actividad, se recomienda seguir los siguientes pasos:
 

  • Planificar: tiene como finalidad definir un plan de trabajo que analice los siguientes aspectos:
    • Objetivos: hay que marcar los objetivos generales de la organización y los de cada departamento y miembro del equipo.
    • Recursos: saber cuáles son los recursos humanos, técnicos o financieros con los que cuenta la compañía. No se pueden asignar objetivos más allá de las capacidades que tiene la empresa porque conllevará una mala realización y en frustración en la organización.
    • Tareas a desarrollar: cuáles son las tareas que se tienen que llevar a cabo, qué persona realiza cada una y qué responsables son los encargados de hacer el seguimiento de su realización.
       
  • Organizar: realizar los planes operativos de trabajo. Se realizan estableciendo los siguientes puntos:
    • Calendario de ejecución de cada tarea
    • Procedimientos a utilizar por parte de cada equipo
    • Definición de las tareas y de sus responsables
       
  • Ejecutar: desarrollar las tareas incluidas en el plan operativo.

Evaluar: por una parte, hay una evaluación continua del trabajo de cada persona. En caso de ver que no se pueden conseguir los objetivos o que algún procedimiento no es el adecuado, redefinirlo. Más vale hacerlo durante el desempeño que no tener, al final, que rehacerlo todo desde el principio. Del mismo modo, al acabar el trabajo, evaluar si se han cumplido los objetivos fijados o no.

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