¿Cómo calcular una nómina?

¿Qué hay que tener en cuenta antes de calcular una nómina? Una de las tareas que debe realizar el departamento de Recursos Humanos es el cálculo de una nómina. 

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Se trata del documento que reciben los trabajadores de la empresa cada mes y que supone un recibo de aquella cantidad que han percibido a cambio de su trabajo. Para conocer este importe final, deben estudiarse los diferentes puntos que determinan su configuración:

  • Tipo de contrato: hay que ver qué tipo de contrato tiene el trabajador. Por ejemplo, si está por ETT y cobra según las horas trabajadas, debe hacerse el cálculo de todas las horas que ha estado en la empresa y multiplicarlo por el salario a la hora correspondiente. En cambio, si se ha acordado una cantidad mensual de acuerdo con el convenio colectivo correspondiente, entonces ya se sabe exactamente a partir de qué importe empezar a efectuar los cálculos.
  • Tipo de contribuyente: puede ser una persona natural o una persona jurídica. En el primer caso, se trata de una persona que explota una unidad económica por cuenta propia. La segunda habla de las entidades que pueden gozar de unos determinados derechos para conseguir unos fines colectivos.
  • Qué convenio colectivo hay que aplicar: el convenio colectivo es  un acuerdo entre representantes de las empresas con los representantes de los trabajadores como resultado de una negociación colectiva en materia laboral. Allí, se regulan las condiciones de trabajo y productividad, y a cambio se pactan toda una serie de obligaciones recíprocas para asegurar la paz laboral. Por lo tanto, entre las condiciones que se pactan en el convenio, se encuentran tanto el salario base como el importe de los complementos. Es de obligada aplicación durante su vigencia.
  • Si hay pagas prorrateadas o no: es decir, si el trabajador cobra lo mismo cada mes o, por el contrario, recibe pagas extras (normalmente dos meses al año). En caso de haberlas, debe hacerse la correspondiente prorrata.
  • Qué complementos salariales hay que aplicar: puede que, como exigencia de unos trabajos que tienen unas características determinadas, los trabajadores tengan derecho a cobrar una serie de complementos salariales. Como se ha comentado, vienen determinados dentro del convenio colectivo de cada sector.

¿Qué partes tiene una nómina?                              

Al presentar la nómina, encontramos que el documento está dividido por las siguientes partes:

  • Cabecera: hay los datos que identifican tanto a la empresa como al trabajador.
  • Devengos o percepciones: son los importes que recibe el trabajador de acuerdo a los diferentes conceptos.
  • Deducciones: incluye todas aquellas cantidades que se rebajan del salario bruto. Las más importantes son las cuotas al Régimen de la Seguridad Social, la retención por IRPF o la cuota sindical.
  • Determinación de las bases de cotización al Régimen General de la Seguridad Social: determina las cantidades y porcentajes por los que se calculan las cotizaciones por los diferentes conceptos a la Seguridad Social.

¿Cómo calcular una nómina?

Los puntos que deben conocerse para calcular el importe final de una nómina son los siguientes:

  • Calcular el total devengado (salario bruto): es el resultado de la suma del salario base, los complementos salariales y los complementos no salariales.
  • Calcular las Bases de Contingencias Comunes (BCC): es la suma del salario base más los complementos salariales. Después, se suma se suma el salario base más la antigüedad. Este resultado se multiplica por dos y se divide por los doce meses que tiene un año (en el caso que el trabajador reciba dos pagas extraordinarias, que es lo más habitual).
  • Calcular las Bases de Contingencias de Horas Extraordinarias: en el caso que haya habido horas extraordinarias, debe realizarse su cálculo de acuerdo con la retribución que se estime para ellos en el convenio colectivo.
  • Calcular las Bases de Contingencias Personales (BCP): es la suma de las dos bases anteriores. 
  • Calcular las deducciones: a partir del importe anterior, hay que calcular lo siguiente:
    • Contingencias comunes: multiplicar las BCP por el 4,7%.
    • Desempleo: multiplicar las BCP por 1,55%.
    • Formación Profesional: multiplicar las BCP por 0,1%

El resultado de la suma de estas tres deducciones conforman el total de deducciones a la Seguridad Social.

  • Calcular las retenciones para hacienda: consiste en multiplicar el salario base por el porcentaje de IRPF correspondiente de acuerdo con la escalera salarial marcada en cada momento. Evidentemente, a más importe, más será el porcentaje que se deberá de asumir.
  • Calcular el total de las retenciones: es la suma de los dos apartados anteriores.
  • Calcular el total a percibir por el trabajador: es la resta entre el total devengado y el total de las retenciones. Éste será el importe que recibirá el trabajador en su cuenta corriente.

¿Cómo se liquida una nómina?

Cuando una persona marcha de una empresa, ya sea porque así lo ha pedido o como consecuencia de un despido, hay que realizar la correspondiente liquidación. Hay que tener en cuenta que el trabajador, por ejemplo, no habrá gozado de todos los días de vacaciones que tenía derecho o no habrá cobrado el total de las pagar prorrateadas. Por lo tanto, al calcular la liquidación, entre otros, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Suma del salario base más los complementos. Este importe debe dividirse por los 365 días y multiplicarlo por los doce meses que tiene un año. Así, se calcula el salario por día. En caso que el trabajador decida dejar la empresa de forma voluntaria, para poder cobrar la totalidad de la liquidación, debe dar un preaviso de 15 días. En caso de no hacerlo, se restará de forma proporcional los días de preaviso que no se han dado.
  • Vacaciones y pagas extraordinarias: deberá hacerse el mismo cálculo porcentual para compensar los días de vacaciones que se tenían derecho de hacer hasta aquel periodo pero no se han gozado, y la parte proporcional de las pagas extraordinarias que se habrían cobrado en caso que no existieran prorratas y cada mes se recibiera la misma cantidad.
  • Indemnización: en algunos casos, porque así se establece en el convenio, el trabajador tiene derecho a una indemnización Esta cantidad puede introducirse dentro del finiquito o bien formalizarse en un documento aparte. 
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