Cómo aumentar la productividad de una empresa – Tercera parte

Han pasado varios días desde que se publicara la segunda parte de cómo aumentar la productividad de una empresa, por lo que hoy acabaré con la trilogía a través de una entrega clave.

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Hasta el momento hemos visto algunos de los puntos más importantes a la hora de gestionar una empresa para mejorar su rendimiento, pero faltaban a mi modo de ver algunos consejos que os serán de mucha ayuda, así que ahí van:

  • Teletrabajo

Hay ciertas funciones que pueden hacerse desde casa sin mayor problema, ¿por qué obligar en estos casos a los empleados a que estén en la oficina? Es más, si permitís esta modalidad de trabajo os encontraréis con que los empleados son mucho más eficientes y producen más. Es lo que tiene poder distribuirse los horarios a gusto de cada uno. Obviamente estos empleos son los que se realizan con entregas con fechas establecidas, pues no siempre es la modalidad más conveniente (es más, sólo sería recomendable en algunos casos).

  • Prioridades

A fin de poder llevar una gestión más adecuada y de lograr una mayor eficiencia en la productividad hay que tener claras cuáles son las prioridades a la hora de tomar decisiones. Este punto es clave, pues si os lo tomáis a la ligera os encontraréis con que quizá tengáis una campaña publicitaria increíble y un almacén de provisiones vacío por no haber derivado los fondos suficientes para adquirir el stock de fábrica. Sí, es un caso un tanto extremo, pero valdrá para que os hagáis una idea.

Como os comentaba en un punto anterior la gestión del capital hay que llevarla de manera eficiente y concienzuda, pues de otra forma podría afectar al resto de áreas de la empresa y causar efectos imprevisibles (bueno, previsibles si se llevara una buena gestión).

  • Directiva capacitada

Al igual que es vital que los empleados estén formados y capacitados es clave que la directiva lo esté igualmente, e incluso en mayor medida. No se puede permitir que el enchufismo y el caciquismo entren en la estructura de la dirección, pues ello puede hacer que el funcionamiento de la compañía se vea alterado para mal. En los puestos de responsabilidad siempre se debe poner a personas con formación, y lo más importante, con una experiencia extensa en el sector. Si esto se incumple estaréis dando pie a que la empresa engrane mal y todas las áreas se vean afectadas.

  • Proveedores serios

¿Cuántas empresas no fallan con sus fechas de entrega a raíz de tener unos proveedores de mala calidad? Es muy frecuente que os encontréis con empresas que os surtan mal, haciendo que no lleguen las mercancías solicitadas o incluso cambiándoos los precios de un día para otro. Como comprenderéis esto afecta directamente a la producción, por lo que debéis tener mucho cuidado a la hora de seleccionar proveedores. Ahí van unos consejos para ello:

  • El mejor proveedor no necesariamente tiene los mejores precios; es más, a veces incluso pasa que los que destacan este aspecto son los peores.
  • La comunicación fluida es vital, puesto que es importante que el proveedor esté siempre dispuesto a facilitaros cualquier información.
  • Sería recomendable que visitarais las instalaciones del proveedor para aseguraros de que cumple con la normativa vigente en seguridad laboral y sanidad, pues si no lo hace dirá poco a su favor. Claro está que es vital ver el estado de su maquinaria y cómo son sus procesos, pues de ello dependerá en gran medida la calidad facilitada.
  • Los tiempos de entrega deben estar siempre claros y nunca deberéis aceptar un “depende del transportista”.
  • Mirad opiniones del proveedor a través de Internet, en muchas ocasiones os encontraréis con críticas de todo tipo. Evaluadlas.
  • Colaboración e interconexión

Todos los departamentos de la empresa deben estar comunicados, pues lo que uno haga afectará al otro; así pues es clave tener un sistema centralizado donde todos los departamentos puedan ver los estados de otras áreas. Pongo algunos ejemplos:

  • Ejemplo 1. Imaginad que tenéis una fábrica de galletas y un cliente os hace un pedido de 50.000 euros en productos, pero resulta que al cabo de dos días llama para pediros si es posible adelantar el proceso. Para poder darle una respuesta tendréis que saber al momento en qué estado se encuentra el departamento de producción y cuál es la situación del stock rotativo de la empresa. En base a ello podréis facilitarle la información de manera más rápida y concisa. Obviamente el sistema tendría que tener un modo para ingresar las modificaciones en la orden y que éstas llegaran a producción, logística, contabilidad y donde quiera que esta modificación pueda afectar. Manteniendo una coordinación de este tipo podréis asegurar una producción y una gestión eficientes.
  • Ejemplo 2. Imaginad que tenéis una empresa dedicada a la venta de repuestos de automóviles. Contáis con un almacén/tienda física, una importante tienda online, y además realizáis entregas al por mayor vía telefónica y a través de otros métodos. Claro, el stock sólo es uno, por lo que los pedidos que salgan del departamento web, del de atención al cliente, y de la tienda física, deberían estar centralizados en una sola plataforma central. A su vez, cuando se haga cualquier cambio, debería actualizarse automáticamente en la web y ser comunicado a los departamentos de administración y almacén. De esta manera evitaríais roturas de stock y siempre sabríais al momento lo que habría que ordenar al final del día a los proveedores. Es más, si todo se encuentra bien automatizado la orden de compra incluso podría salir por su cuenta.

Con estos consejos doy por acabada la trilogía sobre cómo mejorar la productividad en vuestra empresa, por lo que si sois capaces de implantar todos los consejos, procesos y técnicas lograréis que la compañía funcione como una máquina engrasada. Recordad que al final todo se reduce a tener procesos de calidad, una comunicación eficiente y un personal capacitado; lo que Marcus Lemonis diría de las tres “P”: Personas, Proceso y Producto.

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