En esta ocasión os muestro cinco factores clave de la administración de la empresa que os serán realmente útiles a la hora de buscar la eficiencia en los negocios.

• Reducción de la burocracia

  Una empresa debe ser ágil en la toma de decisiones, en la implantación de procesos y en los cambios organizativos que puedan darse, pues de otra manera estaréis afectando a la eficiencia general de la compañía y veréis que los datos emanados del departamento de producción se ven afectados de manera negativa. Debéis evitar en la medida de lo posible la burocracia interna de la empresa y ofrecer un sistema eficiente donde los cambios se den rápido.

  ¿Sabéis cuál es la clave aquí? Sencillamente el saber delegar. Debéis soltar un poco las cuerdas y dar la posibilidad a la gente de gestionar con independencia sus áreas. Por ejemplo, si hace falta hacer un pedido de tornillos para el taller no vayáis a obligar a que tengan que consultar el asunto con el responsable del departamento y más tarde con vosotros, pues se trata de un gasto operativo que debería estar planificado y cubierto. No hay necesidad de que estéis detrás de todo.

• Planeación

  Que en el anterior punto os comentara que los cambios han de efectuarse rápido no quiere decir que se deban hacer a la loca, pues las decisiones precipitadas os afectarán. Hay que tener una buena planificación sobre todos los cambios que se vayan a hacer en la empresa, y claro está que en todo lo relativo al área de producción, hay que hacer siempre estudios previos.

  Por ejemplo no vayáis a tomar decisiones sin consultar con los responsables de las áreas afectadas, pues os podréis encontrar con que las necesidades no son las que se corresponden con vuestros impulsos. De igual manera, en caso de querer cambiar la distribución o el sistema de la planta de fabricación, debéis planearlo bien.

• Gestión del capital

  Otra cosa que es importante para garantizar una productividad y una eficiencia general es la gestión correcta del capital, pues un desentendimiento de este apartado o la toma de decisiones alocadas puede hacer que os quedéis sin suministros o suceda cualquier imprevisto para el cual puede que no estéis preparados.

  • Debéis tener claro en qué se gasta el dinero y si esa partida está legitimada; es decir, si realmente merece la pena.

  • Igualmente hay que tener mucho cuidado con las deudas, pues si hacéis un mal uso de ellas podréis encontraros con que acaban afectando al funcionamiento del día a día de la empresa. Y si véis que esta parte se desboca debéis asumir una auditoría que os diga exactamente dónde está el problema.

  • Llevad una gestión adecuada de los pagos y los cobros, pues en el primer caso estaréis jugando con vuestra imagen de cara a los proveedores, y en el segundo caso estaréis dañando la fuente de ingresos de la empresa. Ojo a esto y contratad a un contable serio.

• Entorno adecuado

  La productividad se verá directamente afectada de manera positiva o negativa dependiendo del estado de las instalaciones y del uso que se les de. Tenéis que tener en cuenta que para lograr ciertos objetivos de producción y eficiencia se hace necesario que el entorno esté en consonancia. De ahí que resulte vital que los empleados y la planta de fabricación se encuentren en condiciones adecuadas. Ahí van unos puntos a seguir:

  • Debéis procurar que la temperatura en la zona de oficinas y planta sea la adecuada, independientemente de que la empresa se ubique en Benidorm o en los montes de Burgos.

  • Los espacios deben estar bien organizados y distribuidos, sin material almacenado por cualquier sitio y en cualquier condición.

  • La iluminación es clave, pues si no disponéis de la suficiente luz natural debéis procurar una buena iluminación artificial blanca.

  • Las mesas y puestos de trabajo deben estar con el material adecuado para cada caso.

  • Si se trata de una planta industrial debéis tener cuidado con no tener terminaciones punzantes o manchas aceitosas que puedan resultar peligrosas para los empleados y la mercancía. De igual manera el mantenimiento de la maquinaria debe ser exquisito.

• Clientes adecuados

  No, no os extrañéis, pues los clientes también tienen mucho que decir aquí. Quienes hayáis tenido que estar al cargo de una planta de producción, o mismamente de la prestación de un servicio determinado, os habréis encontrado con que hay clientes que os hacen pocas órdenes, pero grandes; y otros pequeñas y en cantidad. ¿Qué es mejor? Obviamente el proceso será mucho más ágil en las órdenes grandes, pues el cambio de procedimientos y la gestión será inferior, afectando así a la productividad. De igual manera debéis ser conscientes de que hay ciertos encargos que puede que no estéis en la mejor disposición de ejecutar, por lo que podría darse el caso de que el resultado no sea el esperado y tengáis que perder tiempo en resolver el asunto a posteriori. Como comprenderéis esto hace que los recursos productivos de la empresa se estén empleando para algo que no os rendirá.

Como podéis ver, a la hora de mejorar la productividad de una compañía, hay muchos campos implicados, por lo que hay que estar siempre pendiente de todos los detalles, pues el más nimio podrá hacer que todo el proyecto se derrumbe o le empiecen a salir fisuras por cada lado. Próximamente publicaremos una tercera y última entrega con consejos para mejorar la productividad de vuestra empresa, estad atentos.