Cómo aprovechar los encuentros en la empresa

Clases de reuniones y problemas que surgen

Las reuniones son elementos de comunicación que contribuyen a las tareas y objetivos de la empresa. Además, son un vehículo de transmisión de los valores de la organización. Por lo tanto, es imprescindible prepararlas a consciencia. Por ejemplo, la dirección de las reuniones, para ser efectiva, requiere un planteamiento completo sobre todo lo que sucede en la organización y la persona encargada tiene que ser capaz de mostrar ciertas habilidades comunicativas.

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¿Cuáles son los problemas más habituales en una reunión?

Es imprescindible evitar que suceda alguno de estos puntos:
 

  • Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.
     
  • Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.
     
  • Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.
     
  • Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.
     
  • Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.
     
  • Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien como llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.
     
  • Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea desmotivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.
     
  • Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.
     
  • Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.
     
  • No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.
     
  • Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.
     
  • Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.

¿Qué clases de reuniones existen?

Las reuniones suponen un coste importante, no tanto económico, sino especialmente de tiempo. Por lo tanto, hay que asegurar su eficacia. En la organización actual, en la que hay constante intercambio de información entre diferentes departamentos, reunirse es una necesidad. Cuando hay que decidir algo importante, la reunión es la forma más efectiva de conseguir una solución clara y que cuente con la aceptación de todos los miembros que conforman la organización.

Según los objetivos a conseguir, se pueden clasificar las reuniones de la siguiente forma:
 

  • Reuniones de información descendente: el orador que realiza la exposición tiene una categoría jerárquica superior a los otros asistentes. Según el tipo de información que se transmite, se puede realizar la siguiente clasificación:
    • De información simple: sencillamente se expone una determinada información sobre un informe.
       
    • De exposición de decisiones: se explica a los asistentes una determinada decisión que les afecta directamente y que tendrán que seguir.
       
    • De contra información: tiene como objetivo contrarrestar alguna información que se considera que no es cierta.
       
    • De feed-back: se muestran resultados de estudios o encuestas realizadas por la empresa.
       
  • Reuniones de información ascendente: su objetivo es recoger información a partir de la interacción con los asistentes en la reunión. De esa forma, se consigue una mejor comunicación entre miembros de la empresa y se recogen datos e información de todos los asistentes. Según su finalidad, hay diferentes tipos:
     
    • De motivación: persigue conocer cuál es la moral general de los trabajadores y saber sus opiniones y motivaciones de cara el futuro.
       
    • De grupo: tienen como objetivo solucionar problemas y recoger datos y aportaciones que solucionen determinados problemas que hayan sucedido en la organización.
       
    • De resolución de conflictos: su finalidad es resolver las asperezas creadas entre miembros de la empresa y encontrar una solución a estas desavenencias.
       
  • Reuniones de discusión: la finalidad de este tipo de reuniones es tomar alguna decisión a partir de un debate entre diferentes partes, en el cual cada uno expone su punto de vista. Es imprescindible, pues, que haya una participación activa de todos sus miembros para conseguir una solución a partir de la colaboración de todas las personas que integran el equipo. Hay que saber aprovechar la experiencia del grupo y guiarlo hacia los objetivos comunes que se persiguen. En una reunión de discusión son necesarios tres tipos de funciones para conseguir que todo el mundo intervenga y que, al final, se acepten las medidas que se toman como conclusión:
     
    • Facilitación: el moderador tiene que desempeñar las siguientes funciones:
       
      • Proponer los objetivos a todos los asistentes
         
      • Fijar y controlar el tiempo para no alargar demasiado la reunión
         
      • Proponer el plan de trabajo
         
      • Anotar y exponer los acuerdos alcanzados
         
      • Reconducir cualquier situación de tensión que pueda suceder durante el desarrollo de la reunión
         
    • Regulación: el mismo moderador tiene que ser capaz de controlar el desarrollo de la reunión tomando como base la siguiente pauta:
       
      • Aceptar y determinar los objetivos
         
      • Reunir y verificar la información que se pone a debate
         
      • Generar alternativas en caso que la reunión se enquiste en un determinado punto
         
      • Valorar las diferentes alternativas propuestas y ser capaz de ordenarlas según su viabilidad
         
    • Producción: el grupo tiene que ser capaz de:
       
      • Aceptar los objetivos y centrar el debate solamente sobre los temas fijados
         
      • Dar a conocer toda la información y experiencia que dispongan
         
      • Proponer soluciones
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