Cambiar el software de facturación en una empresa ¿es posible?

Manejar una pyme no es algo sencillo, y si no que se lo digan a los cientos de miles de administradores y directivos que hay en España con responsabilidades de gestión y que tienen que lidiar día tras día con mil inconvenientes.

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Para que todo pueda ir sobre ruedas hay que tener claro el contexto en el que os estáis moviendo, tener los datos críticos al alcance de la mano, y en líneas generales un sistema de gestión eficaz y escalable. ¿No os habéis encontrado en alguna ocasión con que a la hora de tomar decisiones, habéis notado cómo no tenéis en la mano los datos necesarios y que habéis tenido que seguir demasiado vuestra intuición? O peor, ¿en alguna ocasión habéis tomado decisiones críticas basándoos en información errada? Sin lugar a dudas esto es delicado; y lo peor de todo es que son muchos los empresarios que en nuestro país actúan así.

La revolución de las tecnologías y el exceso de oferta

Desde que la informática comenzó a abarcar todos los ámbitos de la vida y de los negocios, la cosa ha ido facilitándose poco a poco. Han ido surgiendo programas de contabilidad que os pueden echar un mano a la hora de hacer las cuentas anuales o de marcar los movimientos diarios, aplicaciones idóneas para gestionar el stock del almacén y poder saber así el estado en el que os encontráis en cada momento de cara a los clientes, software especializado en la gestión de personal, y mucho más. Pero, ¿qué pasa con tanto software proveniente de diversos proveedores y con diferentes sistemas de funcionamiento? Pues hay tres problemas principales.

El primero de ellos es que hay que mantener más licencias, con el coste que ello implica. El segundo consiste en la dificultad que supone a los empleados poder adaptarse a diferentes plataformas, con la consiguiente falta de eficacia y desconocimiento de ciertas funciones que podrían ser de mucha ayuda. Y finalmente está el asunto de las compatibilidades, ya que normalmente estos programas, al ser de varios proveedores, manejan estándares diferentes y tienen el código inaccesible; es decir, que en muchas ocasiones no son compatibles los unos con los otros. Entonces, ¿qué solución queda? Pues cambiar el chip y comenzar a pensar como las empresas grandes, quienes tienen software de facturación interconectado con todas los procesos de la empresa.

Es necesario que podáis contar con un sólo programa que pueda manejar todo el sistema de facturación pudiendo intervenir e intercomunicarse con todos los datos que emanan de todos los demás departamentos. ¿Por qué? Porque necesitaréis saber qué stock hay para poder garantizar una venta y cómo está la logística para asegurar unos tiempos de entrega, facturar en base a unos precios actualizados, y poder a la vez descontar del stock y mandar órdenes a logística o contabilidad en el momento en el que se emita la factura. Como podéis ver todo está relacionado y todo se puede automatizar, de ahí que sea importante que podáis gestionar todo con una sola plataforma; los empleados os lo agradecerán.

Software ERP, la clave para cambiar el software de facturación

¿Y qué “milagroso” software es capaz de hacer todo esto? Pues las plataformas ERP, que básicamente son capaces de hacer lo que os comentaba anteriormente. Una auténtica maravilla de programas que os ayudarán a gestionar de manera eficaz vuestra empresa sin tener que andar preocupándoos por si todos los datos de las diferentes aplicaciones están coordinados o por si no habrá problemas con roturas de stock, con facturaciones hechas en base a precios que no están actualizados, etc.

Y no vayáis a pensar que necesitaréis de costosos programas o que directamente requeriréis desarrollar desde cero para adecuarlo a vuestra empresa, ya que todo está inventado. Tenéis opciones gratuitas como OpenBravo o SugarCRM, y de pago como Microsoft Dynamics o WinPyme. Lo suyo sería que probaseis para ver cuál es la que más se adecua a vuestras necesidades, y una vez tomada la decisión, tener un problema menos.
 

Nuevos canales de ventas

Con programas de este tipo podréis mantener más canales de venta abiertos, pues su gestión será mucho más sencilla y no tendréis que andar quebrándoos la cabeza para poder coordinar todos los envíos, cobros, pagos, etc. Es más, ¿por qué no aprovecháis la oportunidad de probar marketplaces como Disfrutig Shop? Con cuatro clics podréis tener vuestro catálogo en la red, accesible para todas las empresas, y encima con la garantía de una compañía sólida detrás. 

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