El almacenamiento externo protege toda la documentación

Aprende cómo organizar una oficina sin papeles

Con las nuevas tecnologías, los sistemas digitales y las facturas electrónicas, las empresas están pasando de tener oficinas llenas estanterías cargadas de carpetas a despachos en los que hay una ausencia de papeles, ya que gran parte de los documentos se guardan en ‘la nube’.

Aprende como organizar una oficina sin papeles en tu empresaImagen: Mujeres de Empresa
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La mayoría de los sistemas llamados sin papeles utilizan la tecnología de ‘la nube’, comentan desde Mujeres de Empresa. Con una conexión a Internet, es posible tener un acceso a los documentos de la firma cuando sea necesario, a través de ordenadores, smartphones o tabletas.

Ventajas de una oficina sin papeles

1-Facilidad a la hora de encontrar los distintos documentos. Sólo con realizar una búsqueda, es posible encontrarlos con rapidez.

2-No es necesario tener un gran lugar para almacenar los discos duros externos, que ocupan un espacio muy pequeño, dado su tamaño. Además, pueden ser encriptados para salvaguardar la información que estos contienen. 

3-Ahorro de espacio en la oficina, que se puede utilizar para otras cosas y estar más despejada.

4- Permite tener copias de seguridad para los documentos importantes, que se pueden almacenar en instalaciones externas seguras, donde los datos estarán protegidos frente a la pérdida, desastres como un incendio o inundación, robo, fallo del equipo o errores del usuario.

¿Cómo organizar la información?

Estas son las etapas a seguir para crear una oficina sin papeles:

-Hacer copias de seguridad (Backups) y gestionar la información.

-Gestión de contraseñas.

-Administración de documentos entrantes.

-Digitalización de los documentos existentes en papel.

-Archivado de la documentación.

Con la puesta en marcha del sistema digital, el empresario podrá acceder a sus archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar, protegerlos de los intrusos y recuperarlo, en caso de que se produzca algún problema en el ordenador local.