Actas Notariales: Qué son, Valor, Utilidad, Características y Limitaciones.

Se efectuarán en Actas si la naturaleza de los hechos no supone que sean materia de Contrato.

Por tanto, el Notario en las Actas únicamente se limita a dar fe de hechos que percibe a través de sus sentidos, aunque también de otros que no pueden ser directamente percibidos por los sentidos pero que el Notario puede considerar fundamentado vistas previamente las pruebas pertinentes, como puede ser el caso de las Actas de Notoriedad. Independientemente de ello, las Actas, como hemos visto, no pueden recoger contratos, los cuales son propios de Escrituras y Pólizas, en las que la intervención del Notario suele ser mucho más amplia.

VALOR.

Su principal valor radica en que prueban de forma incontestable el hecho que constituye el objeto de las mismas, sin que admita discusión alguna incluso en sede judicial, con la excepción de que se haya presentado una querella por falsedad.

UTILIDAD.

Debemos destacar que tiene un grado de utilidad elevado, puesto que permite al ciudadano constituir previamente pruebas de hechos que, con toda probabilidad, habrán de ser alegados con posterioridad en el ámbito judicial, administrativo o privado, cuando quizá esos hechos no puedan repetirse o probarse por haber desaparecido sus efectos, independientemente de que se trate de manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos (incluidos los de tipo electrónico) o personas.

CARACTERÍSTICAS Y LIMITACIONES.

Vamos a analizar las características y limitaciones principales de este tipo de Documentos Notariales:

• Debe existir un interés legítimo por parte de quien inste a que se realice el Acta, esto es, alguna razón suficiente para que el Notario se inmiscuya en la esfera jurídica de terceras personas.
• La conducta que se pide al Notario no resulte una violación de la intimidad, la propia imagen o el domicilio de terceros, por citar algunos ejemplos.
• Que no se invadan esferas administrativas o judiciales, es decir, no es posible, por ejemplo, efectuar un requerimiento a la Administración a través de este mecanismo, puesto que tiene sus propios canales para lograr ese objetivo, así como tampoco se pueden recoger manifestaciones que pertenezcan al estricto ámbito penal.
• Las actuaciones no pueden tener carácter sorpresivo, es decir, el Notario deberá hacer saber a la persona que efectúa sus manifestaciones su calidad de fedatario público, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar, por ejemplo.
• El Acta no puede recoger consideraciones que requieran de conocimientos de tipo pericial que el Notario no está obligado a tener.
• La actuación notarial ha de ser totalmente imparcial. Si bien es cierto que debe recoger el interés concreto del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate, así como no puede recoger realidades que induzcan claramente a confusión.

Las Actas, como Documentos Públicos, quedan custodiadas en el Protocolo del Notario que lo autorizó. De ella pueden pedir copias no solo quien la instó, sino también cualquier persona que pueda tener un interés legítimo en conocer su contenido, así como la autoridad judicial cuando, de forma alguna, tenga incidencia en materia penal.