Un descenso de la demanda, una necesidad menos continuada de las actividades y, sobre todo, el ahorro son los motivos principales que justifican la tendencia a la externalización de servicios.

No se puede negar que la reducción de costes es un aspecto importante para las empresas, y no solo como un aspecto directo, porque este ahorro se traduce también en menos inversión para formación, elimina problemas de organización de la plantilla y, por supuesto, está sujeto a la posibilidad de cambiar un servicio por otro en el caso de que las condiciones sean mejores en otra empresa externa.

Ahora bien, externalizar no es siempre sinónimo de más ventajas. Un equipo bien formado y que conozca el funcionamiento de la empresa desde dentro puede convertirse en la base para que todo el negocio funcione de forma adecuada, atendiendo mejor las necesidades de la propia empresa y, en definitiva, mejorando la calidad del servicio para los clientes finales.

¿Externalizar o no externalizar?

La idea de externalizar un servicio, u outsourcing, de la empresa puede parecer atractivA, y más cuando se encuentra una empresa externa que, en principio, realiza una labor similar a la propia, reduciendo los costes de forma significativa. Antes de tomar esta importante decisión, sería recomendable valorar los pros y contras para saber cuándo externalizar y cuándo contratar personal.

• Cuándo externalizar

Contratar a una empresa (autónomo, pyme o gran empresa) para que realice una parte concreta del trabajo de tu empresa, eso es la externalización.

Existen varios motivos para externalizar uno o varios servicios de la empresa, pero, a continuación, analizaremos algunos de los motivos más importantes por los que merece la pena pensar en la externalización.

Elección de empresas que ofrecen una mejor relación calidad/precio

Empresas que se dedican a la selección de personal y a los recursos humanos, empresas que fabrican un determinado componente para el producto final de la empresa, empresas de transporte, gestorías… en definitiva, empresas que dan servicio a otras empresas hay muchas, muchísimas.

Y teniendo en cuenta esta oferta de servicios empresariales, es muy sencillo elegir a aquello que mejor se adapta a las necesidades de nuestro negocio en cuanto a forma de trabajo, medios y recursos e incluso en relación a los horarios.

Reducción de costes de personal

Contratar personal de una empresa significa pagar todos los meses. Hay varios pagos asociados con los contratos de trabajo a los que los empresarios tienen que hacer frente de forma periódica mientras exista una relación laboral. Además, existen también ciertos derechos para los trabajadores cuando la relación de trabajo se termina, en forma de indemnizaciones.

En la externalización, es la empresa externa la que afronta estos costes, y aquella que contrata los servicios simplemente se encargará del pago de los servicios.

Gestión más eficiente

Una gestión externa de una parte de la empresa reduce la preocupación por los ámbitos de los que se ocupa esta. Haciendo que, a partir de ella, se puedan gestionar de una forma estructurada y más eficiente todos los departamentos que tienen un trabajo directo con esta.

Cuando la selección de la empresa externa se ha hecho bien, se contará con un departamento de atención al cliente y de calidad para gestionar y solucionar cualquier inconveniente o problema en poco tiempo y de la forma más sencilla para ambas empresas.

Relación puntual

No siempre la externalización se produce con intención de tener una relación a largo plazo con un volumen de trabajo continuado, en ocasiones, se trata de necesidades muy puntuales. En este caso, contratar a una empresa externa puede ser mucho más económico que elegir, formar y contratar a un trabajador interno.

Concentración en otros aspectos de la empresa

La externalización puede reducir el nivel de atención para la gestión del departamento, por lo tanto, los esfuerzos de la empresa se pueden centrar en una optimización de departamentos que sí requieren de mayor atención.

• Cuándo no externalizar

A pesar de la “moda” por externalizar, no siempre contratar a una empresa para que se haga cargo de un departamento de nuestro negocio es lo más adecuado.

Del mismo modo que existen motivos que justifican la externalización de servicios, se pueden encontrar otros que apuntan a la contratación como la mejor opción.

Selección del personal más adecuado para mi empresa

Seleccionar a una empresa no quiere decir seleccionar al trabajador, sin embargo, en una contratación, se puede elegir al mejor candidato o al mejor equipo, formándolo y orientándolo para que lleven a cabo las funciones de forma personalizada y directa según los requisitos y las necesidades de la empresa.

Condiciones, políticas de la empresa y otros

Desde cuestiones que afectan a la política de horarios, de horas extras, de trabajo en fines de semana y de condiciones del trabajo hasta las que tienen que ver con temas sociales o medioambientales, es difícil encontrar una empresa 100% afín a la propia. En cambio, la contratación de personal asegura que estos aspectos se realicen teniendo en cuenta las pautas empresariales y en todos los casos.

Externalización no es siempre ahorro

La idea de que es más económico está muy extendida, pero, en realidad, no siempre se cumple esta condición, antes de contratar a una empresa externa habrá que valorar el coste “real” que está supondrá.

En muchas ocasiones, en el ámbito empresarial se cumple el dicho: lo barato sale caro, y teniendo en cuenta lo complicado de mantener una empresa en un entorno competitivo, un error de cálculo puede resultar a medio y largo plazo muy caro.

Confidencialidad y datos privados

¿Hasta qué punto interesa que una empresa externa tenga datos sobre nuestro negocio? Una pregunta que parece orientada al mundo de la administración y de las finanzas, pero, en realidad, sería útil pensar en cuánta información privada se comparte con una empresa externa (de clientes, de volúmenes de trabajo, de materiales y productos que se emplean…)

Es más, sí se conoce a la empresa que los gestiona, pero en muchas ocasiones es difícil, e incluso imposible saber hasta dónde puede llegar esa información y quién la puede manejar. La contratación de personal interno reduce las posibilidades de divulgación de datos de la empresa.

Dedicación completa

Cuando una empresa se apoya en otra no puede ignorar el hecho de que esta también tendrá a otros clientes. Es lógico pensar en que contará con una organización y una serie de recursos para dar soporte a todas las empresas con las que tiene contratos.

Pero, un puntual fallo del servicio podría suponer un gran perjuicio para varias empresas al mismo tiempo: ¿Sería la empresa externa capaz de gestionar todos los trabajos con la misma urgencia o priorizaría nuestras necesidades en detrimento de la competencia?

La contratación de personal asegura una dedicación completa y reduce las posibilidades de un fallo de este tipo.

Analizar las posibilidades antes de tomar una decisión

Externalizar o contratar son dos opciones diferentes, con ventajas e inconvenientes para tu empresa, pero antes de elegir una habría que valorar todos los aspectos teniendo en cuenta cuál sería el beneficio o el perjuicio para la empresa de hacer una elección determinada.