Un sistema es simplemente una manera de hacer las cosas. Es la forma o técnica que se utiliza para realizar una determinada tarea, resolver un problema, alcanzar un objetivo etc.

Un sistema requiere 4 elementos esenciales:

• Identificar los recursos necesarios.

A la hora de crear un sistema de trabajo en nuestra empresa, lo primero que tenemos que identificar es qué recursos necesitamos para que el negocio funcione en consonancia con la filosofía de la empresa (misión, visión y valores de la marca).

Es necesario pensar en recursos en sentido amplio: personas, dinero, materiales etc.

• Establecer procesos.

Los recursos por sí solos no sirven de nada. Debemos establecer los procesos para que los recursos tengan sentido y se combinen de forma creativa.

Se deben crear procesos para cada área funcional de la empresa:

• Recursos humanos.
• Marketing.
• Finanzas.
• Administración.
• Producción etc.

Es necesario tener en cuenta que cada sistema requiere un subsistema, puesto que cada área funcional tendrá a su vez sus propios recursos a sistematizar: personas, dinero, materiales etc.

• Crear productos.

Los procesos y los recursos no tendrían sentido si no se destinaran a crear el producto o servicio que vende una empresa.

El producto sirve como forma de evaluación de los procesos. Si nuestro producto se vende, quiere decir que los procesos son correctos y funcionan bien.

• Valorar los resultados.

Los productos o servicios que crea una empresa, solucionan un problema de la gente que los compra.

La contribución de los bienes y servicios de una organización a la sociedad son los resultados.

Los resultados se deben medir continuamente para ver si el sistema está siendo eficaz o si tenemos que hacer cambios.

Por lo tanto, hay varios sistemas claves que es necesario incorporar a una organización para que funcione:

• Sistema de recursos humanos.

¿Cómo logras y retienes los recursos humanos necesarios para que la empresa funcione? ¿Cómo les vas a retribuir o a formar?

• Sistema de marketing.

¿Cómo vas a atraer a los clientes para que compren tu producto o servicio?

• Sistema de producción.

¿Cómo y dónde conseguirás los recursos para fabricar lo que vendes? ¿Cómo crearás tu producto o servicio?

• Sistema comercial.

¿Cómo se venderán tus productos o servicios? ¿Quién los venderá y cómo se le compensará?

• Sistema de distribución.

¿Cómo llega el producto al cliente final?

• Sistema de expansión.

¿Cómo vas a organizar el crecimiento de la empresa?

Juan Haro, director de la Escuela de inversión, propone dos opciones para sistematizar una empresa o negocio:

• El modelo AENOR. Una de las formas más eficientes para sistematizar tu negocio es consiguiendo las normas ISO. Para ello tendrás que hacer un registro de todos los procesos y te asignarán un consultor que te apoyará para progresar.

El principal inconveniente de este modelo, es que debes abonar el coste de los servicios de Aenor:

• Un año de vacaciones. En relación a lo que comentábamos al inicio del artículo, si te vas un año de vacaciones ¿cómo encontrarías tu negocio a la vuelta? ¿Qué tienes que hacer para que tu negocio haya crecido y sea mejor cuando vuelvas? Es decir, se trata de asegurarte de que tu presencia en el negocio sea opcional.