La planificación es fundamental para cualquier aspecto de nuestra empresa. Planificar significa establecer un objetivo, fijar cómo se va a alcanzar ese objetivo y medir los resultados. Stephen R. Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” establece como hábito 2, el siguiente: “Empiece con un fin en mente”. Esta frase define muy bien la planificación porque comenzar con un objetivo claro, significa comenzar con una idea precisa de la meta que queremos alcanzar. Significa saber dónde estamos yendo, para dar los pasos adecuados hacia nuestro objetivo.

Estamos a principios del año y es el momento de pensar dónde queremos estar cuando termine para poder hacer todo lo necesario para alcanzar las metas que nos fijemos. Para comenzar a planificar es necesario tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1.- Diagnosticar la situación.

En el punto de partida para planificar el año en nuestra empresa, no puede faltar un estudio de la situación actual, dónde estamos, qué medios materiales y humanos tenemos, qué clientes tenemos, qué ingresos tenemos y de dónde provienen etc. Se trata de hacer un análisis pormenorizado y real de la situación, para lo cual debemos ser totalmente objetivos.

2.- Establecer objetivos.

Una vez que hayamos realizado el diagnóstico de la situación actual, podremos establecer objetivos. Los objetivos pueden ser a largo plazo (generalmente 5 años), a medio plazo (1-2 años) y a corto plazo (3 a 6 meses). Pero cada uno de estos objetivos debe reunir una serie de requisitos: debe ser algo concreto (no es suficiente con pensar que queremos tener más clientes en nuestra empresa, sino que debemos fijar cuántos), posible (no podemos tener objetivos demasiado irreales como conseguir 100 clientes en un día, sino que debe ser algo que aunque sea difícil sea posible) y finalmente debe ser un objetivo medible (esto supone que se debe fijar una fecha para cada objetivo, de forma que llegada esa fecha podamos cotejar los resultados).

3.- Establecer las acciones a realizar.

Para alcanzar los objetivos a corto, medio y largo plazo, debemos fijar las acciones que sean necesarias para lograrlos. Es decir, si quiero tener 100 clientes más a fin de año ¿qué debo hacer? ¿Qué acciones debo realizar semanalmente, diariamente? De esa forma cada día podremos actuar con un fin en mente, con unas metas que cumplir.

4.- Priorizar.

Entre todas las tareas a realizar para alcanzar nuestros objetivos, es necesario establecer una priorización, de forma que aquellas tareas que sean más productivas y aporten más beneficios para la empresa se realicen antes y se proteja el tiempo destinado para hacerlas. Es necesario evitar que la vorágine del día a día nos impida con pequeñas tareas sin importancia, hacer lo que es necesario para alcanzar nuestro objetivo.

5.- Medir resultados.

Cuando establecemos objetivos deben ser cuantificables y tener fijada una fecha para alcanzarlos. De esta forma una vez alcanzada esa fecha podremos medir los resultados e ir haciendo ajustes para los próximos meses, porque hay veces que con el tiempo nos damos cuenta de que hay que realizar modificaciones, pero eso no quiere decir que perdamos de vista nuestro objetivo final, simplemente se trata de ajustarse a la realidad.