La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se convierten documentos en papel en imágenes digitales, lo que permite un almacenamiento, administración y consulta más sencillos.

Beneficios de la digitalización de documentos

Los beneficios más destacados que ofrece la digitalización de documentos para las empresas son los siguientes:

Creación de copias de seguridad

Una vez que se han digitalizado los documentos que teníamos en papel, podemos crear copias de seguridad fácilmente para casos de pérdidas, deterioros o accidentes.

Restricción de acceso

Para el acceso a los documentos digitalizados podemos establecer diversos niveles. Por ejemplo, en una empresa habrá documentos a los que se pueda acceder por cualquiera, pero otros como contratos de trabajo, nóminas etc. que son confidenciales y que deben tener un acceso restringido. El establecimiento de niveles de acceso es mucho más sencillo con los documentos digitalizados.

Ahorro de tiempo y espacio

Con la digitalización se consigue un gran ahorro de tiempo en el tratamiento de la información puesto que el acceso es mucho más sencillo y diversos departamentos de la empresa pueden compartir y trabajar con los mismos datos, sin que existan duplicidades.

El uso de espacio también se reduce puesto que no se necesitan grandes almacenes para guardar todo el papel con la información.

Comodidad para la consulta

La digitalización supone un sistema con el que resulta muy fácil realizar una consulta, modificar, eliminar o sustituir un documento. Esto favorece la productividad de la empresa, puesto que no se pierde tiempo en búsquedas entre documentos de papel.

Cómo se realiza un proceso de digitalización de documentos

Para la realización de un proceso de digitalización de documentos se suele contratar a una empresa externa, por lo tanto, lo primero que deberemos hacer es acordar los términos y plazos en los que se va a llevar a cabo la digitalización. Es importante firmar un contrato en el que se regulen todos los acuerdos alcanzados.

Fases del proceso

Una vez firmado el contrato por el que se encarga la digitalización a una empresa, comienza el proceso de digitalización en sí mismo, que tiene las siguientes fases:

• Orden de la documentación. Se ordena la documentación a escanear en función de los criterios previamente establecidos y acordados con la empresa encargada de digitalizar.
• Captura con escáner. Se realiza la captura de cada documento físico con un escáner una vez eliminadas las grapas, clips, carpetas, folios en blanco etc.
• Indexado. Para poder localizar posteriormente cada documento con facilidad es necesario realizar una indexación de la información extraída de cada documento.
• Almacenamiento. Finalmente se realiza el almacenamiento del documento y de la información asociada para facilitar su posterior búsqueda.

Para cotejar que el procedimiento se ha llevado a cabo correctamente es importante realizar pruebas y corregir los errores que se hayan podido cometer.